Roma – Migliorare la comunicazione con il cittadino. Questo lo scopo con cui la Provincia di Trapani ha deciso di spingere su un progetto avviato da pochi mesi e sviluppato insieme alla società del gruppo Siemens, Italdata, che riguarda lo sviluppo di attività e servizi connessi sia alle operazioni di back-office e di front-office, sia a quelle che riguardano lo Sportello del Cittadino.
Nel primo caso, l’utente interno, accedendo a una “scrivania elettronica”, può usufruire dei servizi di protocollo elettronico, gestione documentale, Internet e posta elettronica. In particolare, l’utilizzo del sistema di workflow per la gestione del flusso delle delibere consente alla Provincia siciliana di avviare un nuovo modo di operare che prevede la precisa definizione di regole e attività. Ciò significa che chi prende parte al “flusso” viene guidato in modo automatico dalla lista delle attività, riducendo secondo la Provincia eventuali problemi di percorso, con la conseguenza di una ottimizzazione della “macchina burocratica”.
“Sempre a livello di back-office – si legge in una nota – l’impiego della gestione documentale riduce progressivamente l’utilizzo della carta, aumentando in maniera significativa la tempestività delle informazioni e consentendo il recupero di risorse umane che, in precedenza, erano adibite a funzioni poco produttive”.
A livello di front-office, invece, il progetto sviluppato dalla provincia di Trapani insieme a Italdata ha previsto lo sviluppo del sito www.provincia.trapani.it attraverso il quale i cittadini possono avere informazioni sull’Ente, sul suo governo, sulle attività, sui documenti e sugli atti (delibere, bandi di gara, avvisi, concorsi ecc.).
Sul sito è anche possibile comunicare via email con gli uffici della Provincia. “Quest’ultima possibilità – continua la nota – ha potenziato l’efficacia all’esterno del sistema eliminando, o quantomeno riducendo, la necessità di frequentare ‘fisicamentè gli uffici dell’amministrazione”. Una situazione che si ripercuote positivamente anche sugli uffici della Provincia.
Per lo Sportello del cittadino, attraverso un PIN che viene rilasciato in busta chiusa, ogni cittadino può verificare via Internet in modalità protetta lo stato di avanzamento del proprio procedimento e conoscere in tempo reale l’ufficio di competenza, le attività in corso, il nome, il numero di telefono e l’e-mail del responsabile che in quel momento detiene la pratica.
“Il sistema – spiega la nota – inoltre fornisce alla Direzione Generale, ai Dirigenti e agli Amministratori tutta una serie di informazioni utili al controllo di gestione”.
In meno di tre mesi, grazie al progetto sono stati protocollati più di 22mila documenti esterni, sono stati registrati oltre 19mila atti dai settori e sono stati individuati 389 movimenti di documenti.
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12 lug 2002