G Suite, email a scadenza e accesso programmati

Google abiliterà dal 25 giugno la Confidential Mode sulle mail degli utenti G Suite: le email potranno essere ad accesso riservato e regolamentato.

G Suite, email a scadenza e accesso programmati

Così come annunciato nei mesi scorsi, Gmail sta per introdurre una nuova funzionalità alla propria G Suite tale per cui ogni utente avrà la possibilità di gestire una data di scadenza per le email in invio. Google ha denominato tale funzione “confidential mode” ed ha annunciato la data entro cui tale servizio entrerà ufficialmente in vigore: 25 giugno 2019.

Confidential mode

La spiegazione di cosa possa offrire la “confidential mode” è offerta direttamente da Google:

Gli utenti di Gmail possono contribuire a proteggere le informazioni sensibili da accessi non autorizzati utilizzando la modalità riservata di Gmail. I destinatari dei messaggi inviati in modalità riservata non possono inoltrare, copiare, stampare o scaricare tali messaggi, inclusi gli allegati. Gli utenti possono impostare una data di scadenza per i messaggi, revocare in qualsiasi momento la possibilità di accedervi e richiedere un codice di verifica SMS per consentire l’accesso ai loro contenuti.

Tramite un sistema di Information Rights Management (IRM) l’admin ha la possibilità di gestire in modo dettagliato e granulare tutte le opzioni disponibili, bloccando inoltri, copia/incolla, download e stampa dei messaggi.

Confidential mode

La protezione del contenuto avviene tramite Vault, che trasforma il contenuto del messaggio in un link. Quando la mail viene aperta da una casella di posta abilitata, il link viene interpretato ed il contenuto reso direttamente accessibile; quando il contenuto non è abilitato si torna invece alla modalità nascosta nella quale l’utente di terze parti riesce ad accedere soltanto al link ed infine ad una pagina di diniego.

Grazie a questo meccanismo ogni inoltro dei messaggi viene quindi potenzialmente reso vano, impedendo la fuoriuscita massiva ed automatica di informazioni riservate.

Come si imposta la confidential mode

Tutti gli utenti G Suite possono godere fin da subito della “confidential mode” solo se l’amministratore dell’account decide di abilitarne l’attuale versione in beta release. Tale scelta può essere effettuata tramite l’apposito percorso:

Apps > G Suite > Settings for Gmail > User settings

Su questo menu è possibile:

  • disabilitare questa opzione sulle mail inviate sul dominio in gestione;
  • abilitare la beta release immediatamente (opzione valida fino al 24 giugno);
  • abilitare l’opzione, scelta che sarà di default dal 25 giugno.

Il singolo utente G Suite che intende approfittare di tale opportunità può utilizzare l’apposita icona presente sull’interfaccia, accedendo così al menu presso il quale impostare data di scadenza del messaggio ed eventuale accesso tramite SMS passcode:

Come abilitare le opzioni della confidential mode

I limiti della confidential mode

Google intende essere chiara, però: sebbene i contenuti possano essere protetti, non lo potranno mai essere del tutto. I motivi sono essenzialmente tecnici, costituendo dunque un argine sufficiente per l’uso quotidiano, ma senza offrire garanzie assolute per contenuti realmente sensibili:

anche se la modalità riservata contribuisce a impedire la condivisione accidentale delle email da parte dei destinatari, non impedisce a questi ultimi di acquisire screenshot o scattare foto dei messaggi o degli allegati.

Nel momento in cui si sceglie di fruire della “confidential mode” occorre avere piena sicurezza del funzionamento di tale modalità, per la quale è disponibile un report completo sull’apposita pagina esplicativa made in Mountain View.

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Fonte: Google
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