Rete in azienda: usate il microscopio

Los Angeles (USA) – Il dato arriva dagli Stati Uniti ma rappresenta un punto di riferimento per tutti. Negli USA il 62 per cento delle imprese monitora l’uso che i dipendenti fanno della rete sul posto di lavoro e questo porta loro chiari vantaggi. E sono più della metà i datori di lavoro che hanno licenziato o sanzionato i propri impiegati.

A stabilire le penetrazione della “sorveglianza elettronica” nelle imprese americane è stato l’ ePolicy Institute in collaborazione con la “American Management Association” e lo “US News & World Report”. Una sequela di dati e considerazioni utilissimi per imprese e dipendenti di tutto il mondo.

I dati:
– il 68 per cento delle imprese giustifica il monitoraggio elettronico con i rischi legali per l’azienda associati ad un uso “non corretto” del mezzo internet da parte dei suoi dipendenti;
– l’87 per cento delle ditte ha una propria “policy” scritta sull’uso della posta elettronica, l’83,1 sull’uso del web e il 68 sull’uso del software;
– il 51 per cento dei datori di lavoro ha comminato sanzioni o licenziato per violazioni alla policy aziendale sulle comunicazioni elettroniche;
– il 35 per cento delle imprese hanno previsto specifiche per la cancellazione o la conservazione della posta elettronica;
– al 10 per cento delle aziende i tribunali hanno chiesto di presentare la posta dei propri dipendenti come atti di casi giudiziari;
– l’8,3 per cento degli enti e delle imprese hanno dovuto fronteggiare proteste di discriminazione o di molestie sessuali nate dalla circolazione dell’email o dall’uso della rete da parte degli impiegati.

Nancy Flynn, direttore esecutivo dell’ePolicy Institute ed esperta del settore, ha commentato lo studio spiegando che per le imprese “il modo migliore di tenere sotto controllo i rischi è controllare il contenuto. La regola è di dare ai propri dipendenti delle regole chiare sull’invio della posta elettronica o la pubblicazione di messaggi su internet o sulle intranet aziendali. Facendo così, si riducono i rischi elettronici”.

L’idea di fondo è che se i messaggi scambiati dagli impiegati sono “puliti” le imprese non rischiano nulla anche sul piano legale. Un rischio che secondo gli esperti dell’Institute esiste realmente, visto che ci sono stati molti casi negli Stati Uniti, ma non solo, in cui contenuti email si sono trasformati in basi per procedimenti giudiziari, sfociati in sanzioni per le imprese o licenziamenti…

Alcuni casi sono molto noti, come quelli della Xerox o del New York Times, che hanno proceduto al licenziamento di numerosi dipendenti per un “giro vorticoso” di posta elettronica contenente materiali pornografici. Come dimenticare quanto accadde alla CIA, l’intelligence americana, quando si scoprì che un server interno veniva usato per ospitare chat riservate a luci rosse a cui partecipavano numerosi impiegati del servizio segreto.

Secondo Flynn, uno dei problemi maggiori sta nel fatto che non sempre le aziende comunicano correttamente ai propri dipendenti il tipo di monitoraggio che intendono applicare sull’uso dei sistemi elettronici né spiegano quali sono i rischi che corre l’impresa stessa per un uso non “intelligente” di queste risorse. Anche in Italia, come noto, partendo dal problema della privacy dei dipendenti, più volte il Garante Stefano Rodotà ha invitato le aziende a realizzare politiche chiare ed esplicite sulla questione.

I problemi sono molti, come quello della conservazione della posta elettronica che, secondo Flynn, non dovrebbe superare i 30 giorni. “È illegale – spiega – distruggere documenti se c’è un processo in corso. Ma se un’impresa ha una politica di distruzione ufficiale, questa riduce il numero di email che andranno verificate in caso di procedimento legale”. I costi, dunque, anche in quel caso si ridurrebbero, con evidenti vantaggi per le aziende. Non solo, tutto risulta più difficile, secondo Flynn, se quando si va a “ravanare” nell’email degli impiegati fatti personali o personalissimi sono mescolati a messaggi aziendali o di lavoro.

“Un datore di lavoro – conclude Flynn – deve gestire l’uso dell’email da parte dei propri dipendenti”. Ne va della serenità aziendale…