Data Alchemy: come migliorare la gestione documentale in azienda

La trasformazione digitale in azienda può finalmente contare su un boost importante grazie all’intelligenza artificiale generativa e agli strumenti evoluti, costruiti al di sopra di essa, capaci di migliorare l’efficienza e ridurre i costi operativi. Codebaker, azienda italiana (ha sede a Bologna) specializzata nello sviluppo di tecnologie innovative, propone Data Alchemy, una piattaforma rivoluzionaria che sfrutta l’intelligenza artificiale (AI) per portare la gestione documentale a un nuovo livello, automatizzando l’estrazione dei dati da documenti scansionati, file PDF, Word ed Excel.

Nel panorama aziendale moderno, infatti, la gestione documentale rappresenta una delle principali sfide in termini di efficienza operativa. L’input manuale dei dati provenienti da documenti cartacei o digitali porta a rallentamenti ed errori, comportando un considerevole spreco di risorse. Data Alchemy si propone come soluzione innovativa che fa perno sull’AI multi-modello per rivoluzionare la gestione documentale, garantendo automazione, accuratezza e integrazione con i sistemi aziendali esistenti.

Ecco perché Codebaker, riferendosi alle abilità della sua piattaforma Data Alchemy, parla di intelligenza documentale.

Cos’è Data Alchemy e come funziona?

Data Alchemy è progettato per automatizzare l’estrazione e la validazione dei dati da documenti PDF, scansioni, immagini, testi contenuti nei messaggi di posta elettronica, orchestrando l’attività in un flusso di lavoro intelligente e adattivo.

Partiamo dal nome. Data Alchemy deriva dall’idea di trasformare dati grezzi, apparentemente difficili da gestire, in qualcosa di prezioso e strategico per le aziende. Il concetto è ispirato all’alchimia, l’antica pratica che cercava di trasformare metalli comuni in oro.

Grazie a Data Alchemy è possibile interpretare e organizzare i dati estratti dai documenti sfruttando modelli personalizzati. In un colpo solo, la soluzione di Codebaker spazza via la necessità di inserire manualmente i dati, attività che – com’è noto – è gravosa da svolgere e porta spesso all’introduzione di errori.

I 4 pilastri di Data Alchemy per la gestione documentale avanzata (intelligenza documentale)

Data Alchemy si basa su quattro pilastri:

• Configurazione intelligente. gli esperti di Codebaker, di concerto con il cliente, definiscono i modelli di estrazione, specificando i campi obbligatori e quelli opzionali. Il sistema apprende e si adatta progressivamente, migliorando l’accuratezza dei dati estrapolati.
• Validazione automatica. Grazie a una tecnologia di cache intelligente, Data Alchemy riduce il tempo di verifica, automatizzando il processo dopo soli tre abbinamenti corretti.
• Esportazione flessibile. I dati elaborati possono essere esportati in vari formati, tra cui file CSV personalizzati o immediatamente utilizzati tramite API (Application Programming Interface), per un’integrazione completa nei flussi aziendali così come nelle applicazioni sviluppate da terzi o in proprio (si pensi a CRM, ERP e a qualunque altro gestionale).
• Analisi e reportistica avanzata: Il monitoraggio delle performance e la generazione di insight strategici per il business, fa di Data Alchemy uno strumento che eleva il tradizionale concetto di business intelligence, con la possibilità di estrarre valore da dati aziendali che prima risultavano accessibili con difficoltà.

Data Alchemy presuppone un avvio in affiancamento con i consulenti Codebaker per poter essere efficace. Nello specifico, quando si procede con la configurazione intelligente del modello presso un cliente, il tecnico di Codebaker genera il modello, lo mette a punto, effettua una serie di test e chiede un feedback al cliente. A valle dei riscontri effettuati dagli utenti, Codebaker procede con un’ottimizzazione del modello utilizzato da Data Alchemy.

Questo tipo di approccio, con una spiccata attenzione per il prodotto e per la qualità del servizio offerto è davvero un “unicum” che caratterizza una soluzione tutta italiana come Data Alchemy.

Richiedendo un contatto da parte degli esperti di Codebaker, è possibile provare Data Alchemy verificando di persona come il sistema possa essere agevolmente integrato con le soluzioni software già adoperate in azienda.

Funzionalità principali di Data Alchemy

Come accennato in precedenza, Data Alchemy è una soluzione che si fa interamente carico di gestire un data-entry automatizzato, integrandosi perfettamente con i sistemi aziendali esistenti.

L’utilizzo di algoritmi avanzati di intelligenza artificiale permette di estrarre dati da documenti PDF, convertendoli in dati strutturati pronti all’uso. Il processo è particolarmente utile per tutte quelle realtà aziendali che gestiscono grandi volumi di documenti cartacei o digitali, come fatture, ordini di acquisto e contratti.

È un sistema multi-modello perché “dietro le quinte” Data Alchemy utilizza alcuni tra i più famosi modelli AI (tra i quali Claude, ChatGPT e Deepseek). A fianco di tali strumenti, Data Alchemy utilizza una serie di meccanismi in grado di accertare che i dati estratti siano accurati e coerenti, riducendo gli errori umani e migliorando la qualità delle informazioni estrapolate.

Il modello CDBKR AI, sviluppato da Codebaker, permette ad esempio di beneficiare di un costo mensile fisso e non a chiamata API, eliminando parimenti il limite di token, presente sui principali servizi cloud. CDBKR AI è residente sul suolo italiano ed è basato su modelli open source addestrati e ottimizzati dagli esperti di Codebaker proprio per l’intelligenza documentale.

Intelligenza documentale personalizzata sui dati della singola azienda

Ogni cliente che sceglie Data Alchemy può contare sul suo specifico modello AI: i dati non saranno mai trasferiti su una piattaforma pubblica condivisa con altri soggetti.

Da rimarcare il fatto che i tecnici di Codebaker collaborano con il cliente definendo il modello da usare e lo affinano in modo da renderlo estremamente efficiente e verticale. Anche se i documenti spesso contengono informazioni simili, per struttura e tipologia, ogni azienda ha infatti la necessità di gestire set di dati differenti. Non solo. La registrazione dei dati di ogni documento nelle varie fasi (lettura, modifica, esportazione) permette di formare una base dati utile ai fini di un addestramento continuo del modello, addestramento eseguito sul modello AI personalizzato per il singolo cliente e specificamente per quello.

La validazione automatica riduce il tempo necessario per verificare manualmente le informazioni, liberando risorse per svolgere attività più strategiche. I dati estratti avvalendosi di Data Alchemy possono quindi essere immediatamente inseriti nei database aziendali, migliorando la gestione delle informazioni e riducendo i tempi di risposta.

Gestione documentale: vantaggi dell’utilizzo di Data Alchemy in azienda

L’adozione di Data Alchemy consegna alle aziende molteplici vantaggi:

• Riduzione dei costi: Automatizzando le procedure di data-entry, le aziende possono ridurre i costi associati alla gestione manuale dei dati. Ciò include sia i costi diretti (i.e. tempo impiegato dai dipendenti), sia quelli indiretti, come gli errori umani che possono anche portare a perdite economiche.
• Miglioramento dell’efficienza: L’automazione dei processi di estrazione e validazione dei dati consente di liberare risorse per attività più strategiche. I dipendenti possono concentrarsi su compiti che richiedono creatività e pensiero critico, migliorando la produttività complessiva dell’azienda.
• Aumento dell’accuratezza: La tecnologia AI riduce gli errori umani, garantendo dati più precisi e affidabili. Un approccio che si rivela determinante in settori come la finanza e la sanità, in cui l’accuratezza dei dati è cruciale al fine di assumere decisioni strategiche.

Quante persone servono per inserire e gestire manualmente i dati? Tante. Con Data Alchemy ne basta una sola, che svolga i controlli e rivesta quindi semplicemente un’azione di supervisione.

Contesto tecnologico e metodologico

Codebaker adotta un approccio moderno e flessibile per lo sviluppo software, basato su metodologie CI/CD (Continuous Integration/Continuous Deployment). Questo modus operandi assicura che soluzioni come Data Alchemy siano sviluppate e implementate in modo rapido e affidabile, garantendo un’evoluzione continua delle funzionalità in base alle esigenze dei clienti.

Data Alchemy, inoltre, si avvale delle più moderne tecnologie di intelligenza artificiale, tra cui:

• Machine Learning (ML): Utilizzato per migliorare la precisione dell’estrazione dei dati attraverso algoritmi che apprendono dai dati esistenti.
• Natural Language Processing (NLP): Fondamentale per comprendere e interpretare il testo all’interno delle scansioni e dei documenti PDF, Word, Excel.

La metodologia agile adottata per lo sviluppo di Data Alchemy prevede iterazioni rapide con gli utenti e feedback continui dai clienti. In questo modo, il prodotto riesce ad adattarsi sempre in modo perfetto alle specifiche esigenze di ciascuna impresa, garantendo maggiore soddisfazione e un’integrazione più efficace con i processi aziendali esistenti.

Industria 4.0 e IoT

Un prodotto così versatile e flessibile come Data Alchemy può essere integrato con altre soluzioni Codebaker, guardando ad esempio allo sviluppo di API Web custom e app personalizzate per i dispositivi mobili. Si può così mettere a terra un vero e proprio ecosistema tecnologico completo a supporto della digitalizzazione aziendale.

Il concetto di Industria 4.0 si concentra, com’è noto, sull’integrazione di tecnologie digitali avanzate nei processi industriali: Internet delle Cose (IoT), intelligenza artificiale, cloud computing, realtà aumentata (AR), robotica avanzata ed analisi dei dati.

Grazie a uno strumento potente come Data Alchemy, i dati raccolti da dispositivi IoT possono essere facilmente integrati con quelli estratti dai documenti PDF, creando un flusso di dati continuo e integrato. Promuovendo così un circolo virtuoso in perfetta ottica Industria 4.0.

Conclusioni

In definitiva, Data Alchemy rappresenta una soluzione innovativa per le aziende che cercano di migliorare l’efficienza e la precisione nella gestione dei dati.

Grazie alla sua capacità di automatizzare l’estrazione e la validazione dei dati, Data Alchemy si posiziona come uno strumento fondamentale per la trasformazione digitale delle imprese moderne.

La sua flessibilità e le abilità di integrazione con altre tecnologie avanzate, fanno di Data Alchemy uno strumento ideale a supporto delle aziende nel loro percorso verso una gestione dei dati più intelligente e automatizzata.

Per toccare con mano i benefici che Data Alchemy può introdurre in azienda, è sufficiente fare riferimento alla pagina dei contatti di Codebaker.

In collaborazione con Codebaker