Gestire il tempo in modo produttivo con meno stress

Sembra che in una giornata non ci sia mai abbastanza tempo. Ma perché alcune persone ottengono molto di più con il loro tempo rispetto ad altre? La risposta sta nel saper gestire il tempo, alcuni riescono a farlo eccezionalmente bene rispetto ad altri, cerchiamo di capire come fanno.

Una buona gestione del tempo richiede un importante spostamento dell’attenzione dalle attività ai risultati: essere impegnati non equivale a essere efficaci.

Trascorrere la giornata tra mille frenetiche attività spesso si ottiene poco, perché stai frazionando la tua attenzione in tanti compiti diversi. Una buona gestione del tempo ti consente di lavorare in modo più efficiente e semplice, in modo da ottenere di più in meno tempo.

Che cos’è il Time Management?

Il “Time Management” è il processo di organizzazione e pianificazione che consente di dividere il tempo in attività specifiche. Una buona gestione del tempo ti consente di lavorare in modo più intelligente e semplice, in modo da poter fare di più in meno tempo, anche quando il tempo è poco e le pressioni sono forti. Non riuscire a gestire il tuo tempo danneggia la tua efficacia e provoca stress.

“Time Management” si riferisce al modo in cui organizzi e pianifichi quanto tempo dedichi ad attività specifiche.

Può sembrare controintuitivo dedicare tempo prezioso all’apprendimento della gestione del tempo, invece di usarlo per andare avanti con il tuo lavoro, ma i vantaggi sono enormi:

• Maggiore produttività ed efficienza.
• Una migliore reputazione professionale.
• Meno stress.
• Maggiori opportunità di avanzamento.
• Maggiori opportunità per raggiungere importanti obiettivi di vita e di carriera.

Una gestione poco efficace del tempo può avere conseguenze indesiderabili:

• Scadenze perse.
• Flusso di lavoro inefficiente.
• Scarsa qualità del lavoro.
• Una cattiva reputazione professionale.
• Livelli di stress più elevati.

Trascorrere un po’ di tempo a conoscere le tecniche di gestione del tempo ti porterà enormi vantaggi in termini di efficienza, anche quando il tempo è limitato e le pressioni sono elevate.

Per una azienda, il tempo perso equivale a perdite di denaro.

In un ambiente aziendale in cui dipendenti e professionisti qualificati vengono assunti in base al loro contributo e alla loro produttività, insegnare loro le capacità di gestione del tempo è un ottimo modo per ottenere benefici immediati e duraturi. Perché? Non per tracciare e valutare l’utilizzo del loro tempo, ma perché avranno l’opportunità di monitorare i loro progressi nei progetti e contribuire al successo dell’azienda.

Essere consapevoli del tempo porterà un auto miglioramento e un più probabile raggiungimento degli obiettivi. Ma questo è vero sia nel lavoro che nella vita personale.

Qual è il modo più efficace per gestire il tempo? 

L’adozione di alcuni di questi 10 consigli è già un buon inizio.

1. Avere un controllo del tempo: scopri esattamente come trascorri il tuo tempo. In un ufficio, individua le attività che ti portano via tempo. Sapere esattamente come trascorri il tuo tempo può aiutarti a prendere decisioni come delegare alcune attività o utilizzare dei software per accelerare alcuni processi.
2. Impostare un limite di tempo per un’attività può essere anche divertente. Imposta un limite di tempo definito, ad esempio un’ora o due. Quindi prova a completare l’attività entro il tempo assegnato, se ci riesci la soddisfazione è garantita.
3. Evitare il perfezionismo, evita di analizzare troppo tutto ciò che fai. Ciò non significa essere negligenti, ma una volta terminato un compito e dato il massimo, devi andare avanti.
4. Avere un elenco di cose da fare fa sempre risparmiare tempo e ti mantiene concentrato e motivato e ti consentono di vedere e monitorare i tuoi progressi.
5. Pianificare in anticipo è una parte fondamentale della gestione del tempo. Quando sai esattamente cosa deve essere fatto per il giorno o la settimana, rimarrai organizzato e concentrato. Anche passare solo pochi minuti a pianificare in anticipo può trasformare il tuo modo di lavorare.
6. Inizia la giornata con i tuoi compiti più importanti. Tutti quei compiti stressanti, la maggior parte del tuo lavoro, i compiti più difficili, eseguili al mattino. Il motivo è semplice. Hai più energia, quindi sarai in grado di affrontarli in modo efficiente e competente.
7. Delegare ed esternalizzare: non puoi fare tutto da solo, quindi se puoi delega. Forse è il momento per te di istruire qualcuno a fare alcuni semplici processi nel tuo lavoro. Ciò ti permette di concentrarti sui progetti più grandi o sulle attività più complicate.
8. Concentrarsi su un compito alla volta: se stai svolgendo un’attività, seguila fino alla fine. Evita di abbandonare il tuo compito attuale e fare qualcos’altro. Non è solo una cattiva gestione del tempo, ma anche una perdita di concentrazione. Perderai il tuo slancio.
9. Utilizzare strumenti software per la gestione del tempo. La rete offre una grande varietà di app e strumenti utili per la gestione aziendale, in particolare per il monitoraggio e la valutazione dei processi quotidiani.
10. Provare ad utilizzare alcuni tra i metodi più famosi per gestire le priorità, organizzare il lavoro e gestire il tempo.

I metodi per gestire il tempo     

Saper gestire il tempo da dedicare ad attività lavorative comporta anche un sapiente utilizzo dei cicli lavoro/pause, esistono molti metodi per aiutarti in questo, vediamone solo alcuni tra i più famosi.

Il timeboxing è una semplice tecnica di gestione del tempo che prevede l’assegnazione in anticipo di un’unità di tempo fissa massima per un’attività pianificata, quindi il completamento dell’attività entro tale intervallo di tempo. Si lavora sull’attività durante il periodo di tempo prestabilito e si smette di lavorarci una volta scaduto il tempo, quindi si valuta se sono stati raggiunti gli obiettivi pianificati. Con il timeboxing, si assegnano periodi di tempo al fine di porre un limite inflessibile alle attività che porterebbero via troppo tempo.

La tecnica Pomodoro è un famoso metodo di gestione del tempo sviluppato da Francesco Cirillo alla fine degli anni ’80. La tecnica utilizza un timer (da un popolare timer da cucina a forma di pomodoro) per suddividere il lavoro in intervalli, tradizionalmente lunghi 25 minuti, separati da brevi pause di qualche minuto e una più lunga, anche di mezz’ora, ogni quattro “pomodori” per riposare e assimilare le nuove informazioni prima del prossimo ciclo.

I metodi per gestire le priorità

Esistono diverse tecniche e metodi per gestire in modo analitico le proprie attività o quelle del proprio team, vediamo solo alcune tra le più utilizzate.

La Matrice di Eisenhower, il Principio urgente/importante di Eisenhower ti aiuta a identificare rapidamente le attività su cui dovresti concentrarti, oltre a quelle che dovresti ignorare.

Quando si utilizza questo strumento per dare priorità al proprio tempo, è possibile affrontare questioni veramente urgenti, mentre si lavora per obiettivi importanti a lungo termine.

Per utilizzare lo strumento, fai un elenco di tutte le tue attività e inseriscile in una delle seguenti categorie:

• Importante e urgente.
• Importante ma non urgente.
• Non importante ma urgente.
• Non importante e non urgente.

Quindi pianifica le attività in base alla loro importanza e urgenza.

Il Metodo MoSCoW è una tecnica di definizione delle priorità utilizzata nella gestione, nell’analisi aziendale, nella gestione dei progetti e nello sviluppo di software per raggiungere una comprensione comune con le parti interessate sull’importanza che attribuiscono alla consegna di ciascun requisito.

Il metodo prende il nome dalle iniziali delle quattro categorie di prioritizzazione:

• Must Have (Deve avere)
• Should Have (Dovrebbe avere)
• Could Have (Potrebbe avere)
• Won’t Have this time (Non ci sarà questa volta)

I partecipanti al progetto cercheranno inizialmente di fornire tutti i requisiti Must have, Should have e Could Have, ma i requisiti Should e Could saranno i primi a essere rimossi se i tempi di consegna sembrano improbabili.

Il Metodo S.M.A.R.T. fornisce i criteri per guidare nella definizione degli obiettivi, ad esempio nella gestione dei progetti, nella gestione delle prestazioni dei dipendenti e nello sviluppo personale.

• Specific (semplice, sensibile, significativo).
• Measurable (significativo, motivante).
• Achievable (concordato, raggiungibile).
• Relevant (ragionevole, realistico e dotato di risorse, basato sui risultati).
• Time bound (basata sul tempo, il tempo limitato, il tempo/costo limitato, tempestiva, time-sensitive).

Per perseguire l’obiettivo il metodo suggerisce di dare risposte a queste domande:

• Cosa voglio realizzare?
• Perché questo obiettivo è importante?
• Chi è coinvolto?
• Dove si trova?
• Quali risorse o limiti sono coinvolti?

Saper gestire il tempo è in definitiva il risultato del giusto atteggiamento e impegno efficace per i tuoi obiettivi.

Qualunque siano i suggerimenti o gli strumenti che userai, usa saggiamente il tuo tempo e come ultimo consiglio cerca di trovare sempre qualche minuto di pausa per riposarti e rilassarti.