MyCentralino: il Centralino in Cloud potenziato con l'AI

Quali sono le caratteristiche irrinunciabili per un centralino? Quali funzionalità ricerchiamo in una piattaforma che deve semplificare le nostre comunicazioni e velocizzare il flusso di lavoro? Completezza e modularità sono fondamentali, ma lo sono anche le opportunità di integrazione con gli strumenti aziendali e, aspetto ormai essenziale, la possibilità di automatizzare i processi di business tramite l’intelligenza artificiale.

A questo proposito possiamo fare riferimento ad una soluzione come MyCentralino, un centralino Virtuale VoIP conveniente, scalabile e facile da utilizzare con cui gestire in autonomia ogni aspetto della telefonia aziendale.

MyCentralino è oggi il Centralino in Cloud più modulare sul mercato italiano. Chi lo sceglie paga unicamente per ciò che gli serve, in questo modo realtà differenti (studi medici o professionali,  attività ricettive o di ristorazione, servizi di e-commerce, amministratori di condominio e altri ancora) possono integrare i moduli necessari per la propria impresa ed eventualmente aggiungerne altri in armonia con la crescita del business e della clientela. E per quanto riguarda l’intelligenza artificiale? In MyCentralino a fare la differenza non è solo la completezza dei servizi offerti, ma anche la possibilità di utilizzare funzionalità AI in grado di ottimizzare realmente i workflow.

Il mercato dei centralini è cresciuto rapidamente e con una sostanziale omologazione: MyCentralino ha costruito però uno speciale valore aggiunto proprio attorno alla modularità della propria offerta ed alle sinergie che i singoli elementi sono in grado di sprigionare tramite l’integrazione. Ecco perché questa soluzione può realmente fare la differenza.

MyCentralino: quando l’AI fa la differenza

Non viviamo più nell’era dell’Intelligenza Artificiale, ma in quella dell’intelligenza artificiale agentica. Gli agenti AI sono in grado di svolgere compiti anche complessi al nostro posto, automatizzando dei processi che fino a poco tempo fa richiedevano la presenza costante e l’intervento di un operatore in carne ed ossa. Primo tra tutti nel suo settore di riferimento, MyCentralino ha deciso di integrare le potenzialità degli Agenti AI nel proprio Centralino in Cloud, combinando le funzionalità essenziali di una soluzione di questo tipo con la capacità degli Agenti di sostituire i professionisti in un buon numero di task vitali nel rapporto tra le imprese e gli utenti.

Per questo scopo MyCentralino sfrutta le potenzialità di WAVE AI, un assistente telefonico virtuale basato sull’intelligenza artificiale in grado di rispondere per te alle chiamate dei clienti. WAVE può inviare notifiche WhatsApp, trasferire le chiamate, inviare automaticamente le notifiche dei clienti all’email e fissare appuntamenti in totale autonomia. L’integrazione con le API apre poi le porte alla creazione di funzionalità personalizzabili per un’esperienza su misura.

WAVE migliora l’efficienza e le prestazioni del Centralino in Cloud, un pannello di controllo consente di creare più agenti per la gestione delle chiamate, monitorare i contatti salvati e consultare lo  storico di ogni chiamata con riassunti e feedback.

Scopriamo i segreti dell’integrazione tra MyCentralino e l’AI di WAVE con un esempio concreto.

Gestione delle chiamate e integrazione con gli Agenti AI

Un semplice esempio dell’utilità di MyCentralino nell’automatizzazione dei processi aziendali potrebbe essere quello relativo alla gestione delle comunicazioni durante gli orari di chiusura. A questo proposito il servizio permette di gestire più servizi interni a cui associare dei task o delle loro varianti.

Gestione delle chiamate con MyCentralino

Il pannello di controllo offre funzionalità appositamente dedicate alla verifica delle aperture, compresa una sezione relativa all’apertura settimanale che permette di configurare gli orari in base ai giorni della settimana.

Una volta definiti gli orari è possibile selezionare un file audio da riprodurre quando l’attività è chiusa, per poi stabilire l’azione da eseguire quando si verifica, appunto, la condizione di chiusura, come per esempio l’inoltro ad un servizio interno. La creazione del file audio è altrettanto semplice: dal percorso “Audio > Messaggi audio” si può caricare un file MP3 o cliccare su “Crea Audio”. Se si sceglie la seconda opzione basta indicare un nome per l’audio, definire un testo e scegliere il tipo di voce da associare ad esso.

Il testo verrà così convertito in audio tramite sintesi vocale. In pratica, nel nostro esempio il sistema, dopo aver preso in carico la chiamata e verificato gli orari di apertura, accoglierà l’utente con un messaggio di “Benvenuto”. Ma non basta, perché MyCentralino supporta, tra l’altro, anche l’invio di notifiche tramite WhatsApp. Questo significa che dopo il primo audio è possibile inviarne un altro all’account WhatsApp del chiamante con cui quest’ultimo riceve la conferma che la telefonata è avvenuta durante un orario o un giorno di chiusura. Per creare l’ulteriore messaggio è sufficiente seguire la procedura esposta in precedenza e, anche in questo caso, il testo sarà convertito tramite sintesi vocale con il tipo di voce indicato.

Chiaramente è possibile gestire anche la coda delle chiamate definendo più tipologie di code. Il servizio consente infatti di selezionare gli interni da aggiungere alla coda di ricezione e di stabilire la durata massima di attesa del cliente (ad esempio: 15 secondi), la musica da riprodurre durante l’attesa, l’eventuale messaggio vocale e l’abilitazione o meno dell’avviso di chiamata.

Non mancano poi delle configurazioni avanzate che consentono, ad esempio, di inviare delle notifiche per le chiamate non risposte, indicare un audio specifico per ciascun operatore, registrare i log degli abbandoni e persino determinare la durata di uno squillo.

Creazione e gestione degli Agenti AI

Proseguendo con il nostro esempio, a questo punto l’utente che ha effettuato la chiamata è stato informato del fatto di aver chiamato in un orario di chiusura. Con un centralino tradizionale la comunicazione potrebbe interrompersi così, ma perché non trasformare anche questa occasione in un momento di produttività? Ecco che entra in gioco l’AI, o meglio gli Agenti AI di MyCentralino animati tramite WAVE. La piattaforma consente infatti di inoltrare la chiamata ad un assistente virtuale che la prenderà in carico e si occuperà di proseguire le interazioni con gli utenti.

Anche in questo caso il pannello di controllo ci mette a disposizione una sezione dedicata. Seguendo il percorso “Intelligenza Artificiale > Gestione Agenti > Nuovo Agente” è possibile scegliere un nome da associare ad esso, un avatar per impersonificarlo e la voce con cui parlerà agli utenti (con tanto di anteprima).

Dopo aver creato l’Agente AI lo si può configurare tramite una procedura di fine-tuning con la quale adattarlo nel miglior modo possibile al compito che deve svolgere. MyCentralino consente innanzitutto di definire un messaggio di benvenuto, cioè il primo messaggio che l’agente invierà all’utente, e di decidere se dovrà essere inviato automaticamente o meno.

Ma è ancora più interessante la possibilità di stabilire l’obiettivo dell’Agente, cioè lo scopo per il quale è stato creato e quale dovrà essere il suo comportamento durante l’interazione con l’utenza. Il prompt consente di dare indicazioni precise, tali da poter istruire l’agente stesso affinché conduca la discussione con la controparte in modo finalizzato, portando lo scambio ad un risultato.

Si può poi impostare uno stile di comunicazione che può essere, ad esempio, formale o informale, professionale o amichevole, empatico, tecnico e così via. Si tratta di un passaggio da non sottovalutare, in quanto il tono scelto ha un’influenza diretta sul modo in cui l’Agente comunica con gli utenti. Il robot diventa interfaccia della propria organizzazione, motivo per cui è importante allinearne lo stile.

Infine, a ciascun Agente è possibile associare una o più funzioni. Ad esempio inviare un riassunto via email alla casella di posta elettronica indicata, trasferire le chiamate, terminarle, prenotare appuntamenti, inviare un riassunto tramite WhatsApp e molto altro. Le API consentono inoltre di personalizzare ulteriormente le funzioni che si desidera utilizzare, scendendo ad un livello di dettaglio tale da moltiplicare le opportunità disponibili.

Una volta terminata la fase di configurazione, l’Agente AI sarà pronto per raccogliere le chiamate e intervenire in una comunicazione al posto di un operatore umano. E se un solo Agente non dovesse bastare, vi è sempre la possibilità di creare Agenti ulteriori che inoltrano le chiamate ad altri Agenti per compiti specifici. La struttura può quindi essere ramificata e sviluppata sulla base del proprio progetto e delle proprie necessità, lasciando ai bot tutto quel lavoro che le semplici risorse umane non possono gestire. Il centralino diventa così non soltanto un sostitutivo, ma un vero e proprio compendio all’assistenza esterna, arricchendone le funzionalità e migliorandone l’efficienza.

Un Centralino in Cloud completo

Uno dei maggiori punti di forza di MyCentralino è la completezza della piattaforma. Il servizio supporta infatti diverse funzionalità avanzate spesso assenti nelle soluzioni dello stesso tipo come, per esempio:

• lo smistamento automatico delle chiamate tramite scelta del chiamante grazie al sistema IVR (Interactive Voice Response);
• la possibilità di registrare il proprio interno sia su un telefono in ufficio che sul PC o smartphone tramite applicazione gratuita;
• il supporto ai gruppi di ricezione con il quale squillano più interni in contemporanea. Sono disponibili anche la gestione delle priorità e la personalizzazione della musica d’attesa;
• la registrazione delle chiamate in piena conformità con quanto previsto dal GDPR.

Non mancano poi le integrazioni con strumenti aziendali di vario tipo come WhatsApp Business, AirTable per l’organizzazione e la gestione dei dati, l’intelligenza artificiale di OpenAI, le funzionalità per l’automazione di Zapier e Make.com, i tool per la pianificazione dei progetti di Trello e molto altro.

MyCentralino offre inoltre un’app VoIP gratuita per iOS e Android integrata con il centralino e disponibile per ogni profilo utente.

È possibile richiedere fin da subito una prova gratuita della durata di 14 giorni con cui valutare le potenzialità del servizio. Non è necessaria una carta di credito e il servizio può essere disdetto quando lo si desidera.

Conclusioni

MyCentralino rappresenta la sintesi perfetta tra innovazione, completezza, flessibilità e semplicità di gestione per la telefonia aziendale. Grazie all’integrazione con WAVE AI e agli agenti AI personalizzabili, la piattaforma automatizza le comunicazioni e permette di trasformare ogni interazione in un’occasione di produttività e miglioramento dell’efficienza. Viene così ridotta la necessità di un intervento umano nei processi più ripetitivi.

La modularità di questo Centralino in Cloud consente a realtà di ogni settore di ottimizzare il flusso di comunicazioni secondo le proprie esigenze e di evolvere in modo armonico con la crescita aziendale. Le possibilità di integrazione con strumenti di business, la conformità con le normative e la facilità d’uso rendono questa soluzione tra le più complete e avanzate del mercato italiano.

In collaborazione con MyCentralino