BeC: come sopravvivere alle email con un'app

L’email non è uno strumento perfetto, anzi. Tuttavia il suo uso intensivo ed il fatto che da anni sia nelle mani di ogni singola persona connessa al mondo ha fatto in modo che poco alla volta la persona si adattasse ai limiti ed ai difetti che ogni casella email porta con sé. Questa assuefazione al disordine, al rumore di fondo ed ai pericoli ci ha resi automi che non sanno più sfruttare davvero le potenzialità dell’email: semplicemente ci si lascia guidare da flussi spesso incontrollati di promozioni, thread infiniti, news, notifiche e altro ancora. Sopraffatti dalla quantità, abbiamo dimenticato la qualità. Tutto ciò porta però con sé danni cospicui: ogni giorno si calcola che vengono inviate nel mondo circa 333 miliardi di email (fonte: Statista), ognuna delle quali prevede un mittente ed un destinatario che dovranno riversare attenzione su un display per comporre, leggere, analizzare ed archiviare il messaggio.

Quanto costa tutto ciò? Quanto vale? Quanto tempo ci sottrae ogni giorno la semplice disamina della nostra casella di posta e quanto valore cancella tutto ciò dalla nostra redditività e dalle nostre performance professionali? Quanto pesa l’email overload e quanto è utile immaginare un intervento per porre un argine a questo problema?

Una importante risposta a tutto ciò la fornisce il servizio BeC sviluppato da IANUSTEC, startup italiana con sede a San Fior (TV) che tra le maglie dell’inefficienza delle email ha trovato un importante valore da restituire alle persone e, soprattutto, alle aziende.

La grande forza di questo servizio sta nella sua estrema semplicità. Se si tentasse di opporre complessità al disordine, infatti, la risultante sarebbe un aggravio ulteriore, un contropeso impossibile da reggere nel lungo periodo: IANUSTEC ha invece messo in campo l’Intelligenza Artificiale ed una serie di automatismi, operando al di sopra delle caselle di posta più comuni senza produrre l’ennesima casella alternativa. Ora il tutto è finalmente al servizio di chi è pronto a riprendere in mano il proprio tempo, il proprio ordine e il proprio valore: è sufficiente installare un’app.

BeC è un gateway per notifiche

Il calcolo è presto fatto: un utente business tipico riceve ogni singolo giorno qualcosa come 120 email di ogni tipo. Il numero non solo è altissimo, ma è anche destinato ad aumentare ed a creare ulteriore rumore di fondo in divenire. Le caselle di posta non stanno facendo molto per aiutare gli utenti: anche i sistemi imparativi attuali non sanno dare una risposta e le caselle si limitano ad essere dei grandi collettori di posta dove è la persona a dover vagliare ogni missiva per eliminare, leggere, archiviare o cos’altro. Il disordine, inevitabilmente, regna sovrano e le mail “da leggere” si accumulano inesorabilmente mentre ore e ore di lavoro vanno nella disamina di questi elenchi infiniti per togliere dall’oblio almeno le mail più urgenti e importanti. Secondo una analisi Business Journal, ogni email non porta via soltanto il tempo necessario per la sua gestione, ma anche ulteriori 64 secondi di attenzione entro i quali la concentrazione non viene perfettamente recuperata: danni diretti e danni collaterali, insomma, per un rumore di fondo al cospetto del quale abbiamo da tempo abbassato le armi in segno di resa.

BeC oppone a questa situazione un sistema di grande intelligenza che, di fatto, opera come gateway di notifiche per aiutare l’utente a mettere ordine tra la posta del giorno. Non una nuova – ennesima – casella di posta elettronica, ma a tutti gli effetti un add-on alla casella già in uso per arricchirla di nuove facoltà.

Quel che BeC è in grado di fare, infatti, è creare un registro di priorità all’interno del quale organizzare le mail, etichettandole una ad una ed ovviando ad ore di lavoro da parte della persona. L’utente deve decidere soltanto quanti gradi di priorità intende adottare e come intende sviluppare la scala di valori correlata: tutto il resto lo farà l’IA. Dopo pochi minuti il servizio è già attivo, dopo poche ore è già efficiente al 75% e dopo poche settimane è a regime.

 

Una volta classificata la priorità di una mail attraverso la disamina di alcuni suoi parametri oggettivi (mittente, dominio, oggetto, testo, eccetera), la mail stessa viene contrassegnata o con una etichetta, o con una apposita cartella – in base al proprio provider di posta. L’utente non deve dunque cambiare email, né provider: BeC opera al di sopra, indistintamente, diventando tassello complementare in grado di rendere la propria esperienza con le email più soddisfacente. Una volta impostati i gradi di priorità per i quali si intende ricevere una notifica, ecco che il disturbo della casella di posta sarà circostanziato soltanto alle email di maggior rilevanza, concentrando l’attenzione dell’utente laddove è effettivamente importante riporla.

A cosa serve, a chi serve

Sarà BeC a dirti e notificarti soltanto le email con un certo potenziale o una certa priorità: il lavoro sporco lo fa l’IA, che in questo ruolo può avere capacità addirittura superiori all’uomo poiché in tempo reale è in grado di contestualizzare il messaggio e capire quanto importante possa essere in base al contesto ed alle azioni precedentemente eseguite. Il sistema, operando in piena sinergia e complementarietà con il provider di posta già in uso (tra le quali anche Gmail), indica la posta importante distinguendola dal rumore di fondo e così facendo alleggerisce il lavoro di chi su quella posta costruisce la propria professione.

Il servizio si rivolge pertanto a coloro i quali non hanno la casella di posta di fronte con continuità e che si trovano sommersi di messaggi che non riescono più a vagliare; si rivolge a chiunque, in ambito business, necessiti di ottimizzare il tempo gettato in impossibili scroll sulla propria casella di posta; si rivolge a chiunque voglia riprendersi il proprio tempo sapendo che con questo si riprenderà il proprio denaro. BeC si rivolge a chiunque voglia rientrare in possesso della propria casella email avendone pieno controllo, senza lasciarsi subissare da un flusso incontrollato di messaggi di scarsa importanza, di priorità nulla, eppure trattati alla stregua di qualsiasi altra email da caselle di posta che hanno abdicato al proprio ruolo di strumenti di lettura: da recipienti ordinati a pozzi senza fondo, che capienze sempre più ampie hanno trasformato in “all-you-can-read” senza alcuna disciplina.

IANUSTEC

La startup a monte del progetto BeC è stata costituita il 22/01/2021 al fine di sviluppare prodotti innovativi ad alto valore tecnologico e basati su Intelligenza Artificiale. “La politica aziendale“, spiega IANUSTEC, “si fonda sul realizzare servizi innovativi di elevata qualità che siano fattori abilitanti  al cambiamento e all’evoluzione tecnologica e che possano soddisfare le esigenze e le necessità del  mercato di oggi e di domani“.

L’idea del “Change Through Innovation” è declinata tramite BeC al mondo delle email, del quale ne viene evoluta la visione al fine di identificare una nuova chiave per riportare l’ordine laddove il caos sta permeando la quotidianità dei professionisti. Anche uno strumento diffuso e maturo come l’email – anzi, succede soprattutto con gli strumenti più diffusi – può e deve subire l’onta dell’innovazione, poiché solo il cambiamento ne può garantire sopravvivenza e adattamento a nuove necessità. Così come le caselle email più evolute hanno fatto molto per depennare lo spam dalla posta quotidiana, allo stesso modo BeC potrà fare molto per dare un ordine alla parte “buona” delle email da leggere. Assegnare delle priorità e definire quali siano le notifiche da ricevere significa riconsegnare significato a quel cumulo indefinito di messaggi che ogni giorno riceviamo, distinguendo ciò che conta da quel che può essere procrastinato, quel che è urgente da quel che non richiede attenzioni immediate. Una scommessa importante, con il privilegio di potercisi avventurare gratuitamente per un mese e toccare con mano l’effetto che fa.

Come provare BeC

Provare BEC è semplice: per 30 giorni è gratis e ti consente di comprendere subito ciò che è in grado di fare. Non c’è nulla da fare: solo impostare le proprie preferenze, rispondere a poche domande e quindi lasciare che l’IA lavori al posto nostro. “Scommettiamo che non tornerai più indietro“, sostiene IANUSTEC. La scommessa è aperta, quindi: non resta che provare.

In collaborazione con IANUSTEC