Quante volte sarà capitato di riscrivere la stessa email cinque volte prima di inviarla? O di rimandare una risposta importante perché non si trovavano le parole giuste?… Il problema non siamo noi: è che nessuno ci ha mai insegnato a scrivere email per ottenere quello che vogliamo. ChatGPT può cambiare la vita professionale, ma solo se si smette di usarlo come un semplice correttore di bozze e si inizia a sfruttarlo come stratega della comunicazione.
I prompt di ChatGPT che trasformano la posta in strumento di persuasione
La prima impressione conta
Tre secondi. È tutto il tempo che si ha per trasformare un’email da cestinare in una che viene letta. E ChatGPT può rendere quei secondi decisivi.
Ecco, il prompt per aumentare il tasso di apertura delle email: “Devo inviare un’email a [indicare ruolo della persona] riguardo [descrivere argomento]. Invece di iniziare con ‘Spero che tutto vada bene’, consigliami 3 aperture alternative per creare subito una connessione: una che faccia riferimento a [evento recente/progetto/risultato specifico del destinatario], una che ponga una domanda intrigante legata a [problema/opportunità nel loro settore], una che offra subito valore [insight/dato/risorsa utile].”
Ecco il risultato:
- Prima apertura (riferimento personale): “Ho visto il video del lancio del vostro nuovo software, la demo live con il crash improvviso trasformato in momento educativo è stata geniale…“
- Seconda apertura (domanda intrigante): “Cosa succederebbe se i vostri contenuti video potessero generare il 40% in più di lead qualificati senza aumentare il budget?“
- Terza apertura (valore immediato): “Analizzando i vostri ultimi 10 video su LinkedIn, ho notato un pattern che, se ottimizzato, potrebbe triplicare le visualizzazioni…“
La differenza si nota subito. Invece di perdere tempo con convenevoli, si entra subito nel vivo del discorso, dimostrando di ave fatto i compiti, che si comprende il loro mondo e che si ha qualcosa di concreto da offrire.
Per scrivere un oggetto mail di successo, ecco un prompt efficace: “L’email riguarda [descrivere argomento principale] e il destinatario è [descrivere tipo di persona]. Scrivi 5 oggetti al di sotto dei 45 caratteri che facciano pensare ‘devo aprire questo subito’. Evita parole logore come ‘opportunità’ o ‘proposta’. Usa la formula: [Beneficio specifico] + [Elemento temporale o numerico].
Esempi di strutture accattivanti:
- Il tuo competitor ha aumentato del 47% [cosa]
- 3 clienti persi questo mese per [problema]
Il segreto è far sentire il destinatario speciale, non uno dei tanti nella lista broadcast.
Quando si deve dire no senza ferire
Le email più difficili da scrivere, sono quelle in cui bisogna essere onesti nel dire “no”, senza compromettere la relazione con l’altra persona. È qui che molti fanno danni, o perché sono troppo bruschi, o al contrario, perché sono eccessivamente vaghi. ChatGPT eccelle nel trovare modi eleganti per dire cose scomode.
Ecco un prompt da dare in pasto al chatbot di OpenAI per rifiutare qualcosa in modo diplomatico: “Devo declinare [descrivere richiesta specifica] da [indicare il tipo di persona] per [spiegare il motivo]. L’email deve far sentire che apprezzo la loro richiesta, spiegare brevemente perché non posso, e lasciare aperta una possibilità futura o suggerire un’alternativa. Tono: rispettoso ma fermo.”
In caso di ritardi e complicazioni, invece, ecco un buon prompt: “Devo comunicare che [descrivere cosa è andato storto] e questo significa [spiegare quali sono le conseguenza]. L’email deve riconoscere l’impatto su di loro, spiegare cosa stiamo facendo per sistemarla, dare timeline realistiche, e offrire qualcosa per compensare il disagio.”
Immaginiamo di essere un project manager e il software che si doveva consegnare al cliente entro venerdì avrà due settimane di ritardo per un problema tecnico imprevisto. Ecco il risultato del prompt: “Devo comunicare che abbiamo scoperto un bug critico nel modulo di pagamento durante i test finali e questo significa che la consegna del software slitterà di due settimane rispetto alla data concordata del 15 novembre. L’email deve riconoscere l’impatto su di loro (so che avevano pianificato il lancio per il Black Friday), spiegare cosa stiamo facendo per sistemare (team dedicato 24/7, consulente esterno specializzato già coinvolto), dare timeline realistiche (nuovo rilascio garantito entro il 29 novembre con test completi), e offrire qualcosa per compensare il disagio (supporto gratuito esteso di 3 mesi e priorità assoluta per future richieste).”
La chiave è sempre mettere i loro bisogni al centro, anche quando le notizie sono cattive.
Email che vendono senza vendere
Le migliori email commerciali non sembrano nemmeno email commerciali. Sono conversazioni tra professionisti, pensate per aiutare, non per vendere. L’obiettivo non è chiudere una vendita al primo contatto, ma costruire fiducia e fornire valore reale. Quando ci si comporta come un consulente utile invece che come un venditore insistente, le persone non solo leggono, ma vogliono anche rispondere.
Esempio di prompt per soft selling: “Sto scrivendo a [indicare tipo di cliente] che sta affrontando [descrivere problema specifico]. Voglio inviare un’email non promozionale, ma utile, condividendo 3 spunti pratici che possano applicare subito per affrontare il problema. Alla fine, accenna brevemente, in modo naturale e senza forzature, che anche noi abbiamo aiutato aziende simili a ottenere risultati concreti, lasciando un link di approfondimento facoltativo (senza fare pitch diretto).”
Esempio di prompt per follow-up dopo un meeting: “Abbiamo appena concluso un incontro in cui abbiamo parlato di [descrivere argomenti principali]. Vorrei scrivere un’email di follow-up che faccia queste cose: riassuma chiaramente i punti chiave discussi; chiarisca [descrivere un dubbio o punto in sospeso emerso durante il meeting]; includa [indicare una risorsa, documento o link promesso]; e prosegua la conversazione proponendo un prossimo passo concreto, con una data precisa.”
Gestire i clienti difficili con classe
Ogni tanto capita l’email aggressiva, la critica ingiusta, il cliente impossibile. ChatGPT può aiutarti a rispondere da professionista anche quando vorresti rispondere da essere umano irritato.
Ecco il prompt perfetto per gestire un cliente arrabbiato: “Ho ricevuto un’email molto critica riguardo [spiegare situazione]. Il tono è [descrivere il tono]. Devo rispondere riconoscendo le loro preoccupazioni senza accettare accuse infondate, mantenere la mia autorevolezza, e guidare verso una soluzione costruttiva. Voglio sembrare calmo e professionale, non sulla difensiva.”
Se invece, ci sono stati dei malintesi: “C’è stato un fraintendimento su [argomento]. L’altra persona crede [spiegare cosa crede] ma la realtà è [spiegare la situazione]. Scrivi una risposta che chiarisca gentilmente il malinteso, fornisca i fatti corretti, e ristabilisca una comunicazione positiva.”
Email di networking che aprono portoni
Il networking via email è un’arte. Se fatto male, si diventa facilmente spam. Se invece si dimostra attenzione, si offre valore e si rispetta il tempo dell’altro, si diventa una risorsa. Le connessioni migliori nascono quando si mette al centro l’altro, e non se stessi.
Ecco il prompt efficace per raggiungere nuovi prospect: “Voglio contattare un/una [indicare ruolo della persona] in [tipo di azienda/settore]. Ho notato [descrivere dettaglio specifico sul loro lavoro, prodotto, contenuto o iniziativa recente]. Scrivi un’email breve che dimostri che ho studiato il loro caso (senza risultare ruffiano), offra subito qualcosa di utile o interessante (come un insight, una risorsa, una connessione), e proponga un modo semplice e senza pressioni per rimanere in contatto, ad esempio seguirsi, scambiarsi idee o sentirsi tra qualche tempo.”
Per riattivare contatti dormienti: “Non sento [indicare nome] da [specificare periodo]. Voglio scrivere un’email amichevole che riapra il dialogo in modo naturale. Fai riferimento a [indicare ultimo contatto o collaborazione significativa], condividi in 1-2 righe un aggiornamento interessante su di me (nuovo progetto, cambiamento, riflessione), mostra sincero interesse per [la loro situazione o evoluzione], e proponi un modo semplice e spontaneo per riconnettersi, tipo una call informale, un caffè virtuale o anche solo uno scambio di aggiornamenti via email.”
Il networking autentico inizia dall’interesse genuino per l’altra persona, non da cosa possono fare per noi.
Trasformare email in relazioni
Le email migliori non risolvono solo il problema immediato, ma costruiscono fondamenta per collaborazioni future. Ogni messaggio è un investimento nella relazione, non si tratta solo di dare informazioni. E scrivere con questa consapevolezza, cambia tutto.
Ecco il prompt perfetto per costruire rapport già dalla prima email: “Sto iniziando una nuova relazione di lavoro con [indicare il tipo di persona]. L’email deve gestire [spiegare questione pratica immediata] ma anche stabilire un tono collaborativo per il futuro. Includi elementi che mostrino come lavoro, cosa valorizzo nella comunicazione, e come possono aspettarsi che gestisca questo progetto.”
Per chiudere un’email in modo impeccabile: “Invece di concludere con un generico ‘grazie’ o ‘cordiali saluti’, suggerisci 5 alternative di chiusura che invitino la persona a rispondere o proseguire la conversazione; esprimano apprezzamento in modo specifico; facciano sentire che c’è spazio per future collaborazioni o un seguito naturale“.
ChatGPT come alleato per trasformare la comunicazione professionale
La differenza tra chi usa ChatGPT per scrivere email banali e chi lo usa per costruire relazioni professionali sta tutta nella qualità delle domande che si fanno. Non bisogna chiedere di scrivere un’email generica, ma un aiuto per raggiungere un obiettivo specifico con una persona specifica in una situazione specifica. L’intelligenza artificiale diventa davvero potente quando fa da consulente strategico, non da ghost writer…
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31 mag 2025