Come usare l'AI su Gmail per gestire la posta e risparmiare tempo

Un messaggio può essere considerato come un momento dedicato a un’altra persona, espresso con parole e tono propri. Affidare quel momento a un’intelligenza artificiale rischia di privarlo del suo significato ancora prima che venga inviato.

Ma tutto ciò che sta attorno a quel momento, ovvero, fare ordine, ricercare, riassumere, individuare le priorità, non ha nulla di personale. Sono lavori amministrativi che consumano tempo e attenzione senza aggiungere alcun valore. Ordinare le comunicazioni promozionali, cercare un allegato sepolto in una conversazione di settimane fa, rileggere venti messaggi per capire cosa è stato deciso, sono compiti che possono tranquillamente essere ceduti a una macchina. E l’AI integrata nella posta di Google può essere utilizzata per gestire il disordine, non per scrivere le email, o almeno, non per forza.

Gmail, l’AI aiuta a gestire la posta senza scrivere al posto dell’utente: 5 funzioni utili

Ecco cinque modi in cui l’AI rende la casella di posta gestibile, senza scrivere un singolo messaggio al posto vostro.

1. Mostrare cosa richiede davvero attenzione

Una casella di posta tradizionale tratta quasi tutte le email allo stesso modo. Una richiesta che attende una risposta può trovarsi accanto a una pubblicità, a una ricevuta automatica o a un messaggio che può essere letto con calma. L’ordine cronologico organizza i messaggi, ma non ne stabilisce la priorità. L’AI di Google cerca di cambiare questo approccio: individua le priorità e raggruppa le conversazioni che potrebbero richiedere un aggiornamento. Invece di partire dall’ultima email ricevuta, si parte così da ciò che potrebbe essere più importante.

È particolarmente utile quando si torna alla posta dopo un’assenza, invece di aprire i messaggi uno per uno per capire cosa è successo, si parte dalle conversazioni che l’AI ha identificato come importanti. L’assistente non capirà sempre perfettamente le priorità, un messaggio dall’aspetto ordinario potrebbe essere urgente per ragioni che solo il destinatario conosce. Il resto della posta va comunque scorso, ma non serve più trattare ogni messaggio non letto come se fosse urgente.

2. Riassumere conversazioni interminabili

Poche cose fanno venire voglia di chiudere la posta quanto aprire una discussione con decine di nuove risposte. Alcuni messaggi ripetono informazioni precedenti, altri si ramificano in discussioni secondarie, il dettaglio che serve è sepolto da qualche parte nel mezzo. Quando si arriva in fondo, è facile aver dimenticato cosa aveva dato il via allo scambio.

L’AI può riassumere le conversazioni lunghe, raccogliendo i punti chiave e le risposte recenti. Il riassunto dà abbastanza contesto per capire di cosa tratta la discussione e da dove iniziare a leggere.

Per le citazioni esatte, le scadenze precise o le decisioni definitive, il riassunto non è sufficiente, l’AI può attenuare un disaccordo tra due persone o semplificare una sfumatura che nella realtà conta. Per qualsiasi cosa che ha conseguenze, si torna ai messaggi originali. Ma il riassunto risparmia tempo perché indirizza verso le parti della conversazione che richiedono veramente attenzione.

3. Trovare un’email quando non si ricordano le parole chiave

La ricerca tradizionale funziona quando si sa cosa si cerca. Ma spesso tutto ciò che si ricorda è un dettaglio vago, qualcuno aveva consigliato un’applicazione, qualcuno aveva mandato una data per un incontro, un allegato era arrivato, ma il nome del file è un mistero.

L’AI permette di descrivere l’informazione anziché ricordare le parole esatte. Nella posta di Google si può fare una domanda in linguaggio naturale e l’assistente usa i messaggi pertinenti per generare una risposta o mostrare le conversazioni che la contengono. Ad esempio, Che data avevamo concordato per il colloquio?, Chi mi ha mandato le informazioni sul nuovo abbonamento?. La formulazione non deve corrispondere a quella dell’email originale. Come sempre, si apre il messaggio originale prima di usare l’informazione. Il vantaggio è raggiungerlo senza dover ricordare come qualcuno aveva formulato l’oggetto del messaggio tre settimane fa.

4. Ricavare azioni e scadenze dai messaggi

Un’email non deve contenere le parole “azione da compiere” per aggiungere qualcosa alla lista delle cose da fare. Una richiesta può comparire in fondo a un aggiornamento lungo. Qualcuno può menzionare una scadenza di passaggio. Una domanda può nascondersi a metà di un messaggio che tratta tre argomenti diversi. Si legge troppo in fretta e la richiesta scompare sotto tutto ciò che arriva dopo.

L’AI può scansionare una conversazione alla ricerca di domande senza risposta, date e compiti da svolgere. Si può chiedere quali messaggi richiedono una risposta, cosa ci si è impegnati a inviare o se in una discussione è presente una scadenza imminente.

È uno dei modi più utili per riprendere il filo dopo un periodo intenso. Il risultato non va trattato come una lista definitiva delle cose da fare, una scadenza mancata ha conseguenze molto peggiori di qualche minuto risparmiato, quindi si verificano i messaggi originali prima di aggiungere qualsiasi cosa al calendario. Ma l’AI funziona come un secondo passaggio che cattura i dettagli che altrimenti resterebbero sepolti.

5. Collegare conversazioni sparse sullo stesso argomento

Un progetto raramente resta dentro un unico scambio di email ordinato. La discussione iniziale ha un oggetto, la conversazione sulla tempistica un altro, il seguito un terzo. Con più partecipanti e messaggi inoltrati, le informazioni si spargono nella casella di posta come i pezzi di un puzzle che nessuno ha mai assemblato.

L’AI può identificare le relazioni tra quelle conversazioni anche quando non condividono le stesse parole. Invece di aprire un messaggio e cercare separatamente il resto, si può chiedere qual è la situazione più aggiornata su un argomento o un progetto.

Anche qui serve supervisione, è chiaro. Due progetti possono avere nomi simili, o la stessa persona può scrivere di argomenti non correlati. Si controlla quali messaggi hanno informato la risposta prima di dare per scontato che l’AI abbia assemblato l’insieme corretto.

Il disordine sì, la conversazione no

L’AI gestirà probabilmente una parte sempre maggiore della comunicazione via posta. Le risposte generate automaticamente appariranno direttamente sotto i messaggi e per molte persone elimineranno lo stress della scrittura. È comprensibile.

Ma non è la funzionalità di cui c’è bisogno. Scegliere le proprie parole richiede un po’ più di tempo, ma preserva la ragione per cui si scrive un’email. Il lavoro amministrativo che circonda quello scambio è dove vale la pena risparmiare tempo, e dove l’AI dà il meglio senza portare via nulla di ciò che conta.