Come usare ChatGPT Tasks per gestire la routine quotidiana

Le app per i promemoria hanno un difetto: bisogna controllare cosa c’è da fare, aggiornare manualmente ogni voce, spuntare i compiti completati. Sono passive. Non agiscono in autonomia, ma è l’utente a prendere ogni volta l’iniziativa.

ChatGPT con la funzione Tasks ribalta questo modello. Non aspetta. Agisce. Basta dirgli cosa deve fare e quando, e lui se ne occupa automaticamente anche quando si è offline, su qualsiasi dispositivo. Inoltre, si riceve una notifiche quando l’attività è completata, senza dover controllare costantemente.

È disponibile per gli abbonati Plus e Pro, si sincronizza tra web, mobile e desktop macOS, gestisce fino a dieci attività contemporaneamente. Un limite che sembra restrittivo finché non ci si rende conto che le singole attività vengono eliminate automaticamente dopo il completamento, così si libera spazio.

Come funziona ChatGPT Tasks

ChatGPT Tasks è progettato per essere proattivo. Invece di rispondere solo quando interpellato, invia aggiornamenti programmati, promemoria, notifiche secondo un programma definito una volta sola.

Il processo è semplice. Si apre ChatGPT su qualsiasi dispositivo, si seleziona il modello in uso e si scegli l’attività dal menu. Poi si descrive il compito da svolgere e si conferma. Da quel momento l’attività si avvia automaticamente. Su web e desktop è possibile rivedere le attività in ogni momento, modificarle, metterle in pausa o eliminarle tramite il menu con i tre puntini. Su mobile, invece, l’unica cosa che si può fare al momento è metterle in pausa.

L’aspetto interessante è che le attività continuano ad essere eseguite anche se ChatGPT non è aperto. Non serve controllare nulla, proseguono da sole in background. Le notifiche arrivano via push o email quando l’attività viene completata. Questo chiude il cerchio. Non solo ChatGPT esegue il compito, ma conferma esplicitamente di averlo fatto.

Il limite massimo è di dieci attività attive alla volta. A prima vista può sembrare poco, ma in realtà è più che sufficiente. Le attività una tantum si cancellano automaticamente dopo essere state completate, quindi non occupano spazio a lungo. Rimangono solo quelle ricorrenti o programmate per una data futura. In pratica i dieci slot si riempiono solo se si accumulano attività senza mai rivederle o archiviarle. Con un minimo di manutenzione, il limite non si fa quasi mai sentire.

5 prompt per impostare delle attività con ChatGPT Tasks

Cinque prompt specifici trasformano ChatGPT da chatbot a vero assistente personale che gestisce la routine quotidiana.

1. Ricevere un briefing mattutino personalizzato

Prompt: Ogni mattina alle 7:00, inviami un aggiornamento meteo per [indicare la posizione] insieme a eventuali interruzioni importanti sulle strade locali o sui trasporti pubblici.

Per ottenere le stesse informazioni, normalmente sono necessarie tre o quattro app diverse: meteo, traffico, trasporti pubblici, notizie locali. ChatGPT condensa tutto in unico aggiornamento che arriva esattamente quando serve. Prima di uscire di casa si sa già se serve l’ombrello, se l’autostrada è bloccata, se la metro ha ritardi. Permette di adattare il programma, prima che diventi un problema.

È particolarmente utile per chi ha routine mattutine rigide. Sapere alle sette che piove forte significa scegliere vestiti appropriati, partire dieci minuti prima, prendere un percorso alternativo. Scoprirlo mentre si è già sulla porta di casa è solo fonte di stress e probabilmente, si farà tardi.

Il prompt può essere personalizzato ulteriormente: Ogni mattina alle 7:00, fornisci aggiornamenti su meteo, traffico sulla A1 tra [città] e [città], e se ci sono scioperi dei trasporti oggi. Se piove forte o il traffico supera 30 minuti di ritardo, suggerisci orario partenza anticipato.

2. Creare una lista delle cose da fare con promemoria

Prompt: Ogni giorno alle 8 del mattino, chiedimi quali nuovi compiti devo completare. Tieni un elenco aggiornato di tutti i miei compiti in corso e suggerisci consigli utili per portarli a termine. Elimina i compiti man mano che ne confermo il completamento.

Con questo prompt ChatGPT diventa un sistema dinamico che interagisce, chiede aggiornamenti, offre suggerimenti pratici. La differenza principale rispetto alle tradizionali app per i promemoria è la proattività. Invece di dover ricordare di aprire l’app e aggiungere i compiti, è ChatGPT a chiedere ogni mattina: Cosa c’è da aggiungere oggi?.

I suggerimenti che fornisce sono pratici, non motivazionali o vaghi. Se un compito è troppo grande, propone come spezzettalo in più step; se manca un’informazione per procedere, indica dove trovarla; se un’attività può essere delegata o automatizzata, lo fa notare.

In questo modo non si limita a ricordare cosa si deve fare, ma aiuta anche a capire come farlo nel modo più semplice ed efficiente. Inoltre, la richiesta di conferma aiuta a prevenire errori. ChatGPT non decide autonomamente che un compito è stato completato. Questo garantisce che nulla venga cancellato per sbaglio.

3. Rimanere aggiornati sugli argomenti che interessano

Prompt: Ogni mattina alle 7, inviami le ultime notizie e gli aggiornamenti su [argomento specifico].

L’infobesità è un problema reale. Migliaia di articoli pubblicati ogni giorno, fonti infinite, è impossibile seguire tutto. La soluzione tradizionale, come iscriversi alla newsletter, seguire siti specifici, controllare gli aggregatori, produce proprio il problema che dovrebbe risolvere: troppa informazione.

ChatGPT filtra e sintetizza. Non invia tutto ciò che viene pubblicato sull’argomento. Identifica sviluppi significativi, li riassume in modo conciso, e li presenta in un formato chiaro.

Il prompt si può rendere ancora più specifico: Ogni mattina alle 7, fornisci una sintesi di massimo 200 parole sulle notizie principali sull’intelligenza artificiale, focalizzandoti sui nuovi modelli rilasciati, le ricerche pubblicate, e le applicazioni pratiche emergenti. Ignora speculazioni e opinioni.

Questa versione aggiunge vincoli di lunghezza e contenuto. Garantisce che l’aggiornamento sia conciso e focalizzato esattamente su aspetti rilevanti, escludendo tutto quello che non è rilevante.

4. Inviare a se stessi citazioni motivazionali o di ispirazione quotidiana

Prompt: Ogni giorno alle 13:00, inviami una citazione motivazionale, un pensiero ispirazionale o un breve consiglio per aiutarmi a rimanere positivo durante la giornata.

Le 13:00 sono momento critico per molti lavoratori. La mattina è finita, il pomeriggio si prospetta lungo, l’energia cala, la motivazione vacilla. Una piccola spinta in quel momento può aiutare a ritrovare la carica.

La citazioni motivazionali sembrano banali finché non si sperimenta l’effetto pratico. Non cambiano magicamente la vita. Ma interrompono la spirale di negatività, offrono un punto di vista alternativo, ricordano perché si sta facendo ciò che si fa.

La chiave è automatizzare. Se si dovesse ricordare di cercare una citazione motivazionale ogni giorno… ma chi lo farebbe?! Quando invece, arriva automaticamente esattamente quando serve, diventa parte della routine senza alcuno sforzo.

Il prompt può essere personalizzato in base al contesto. Ad esempio, Ogni giorno alle 13:00, inviami un breve spunto di riflessione (massimo 50 parole) focalizzato su perseveranza, gestione dello stress, o concentrazione. Evita cliché. Proponi suggerimenti concreti e realistici.

5. Pianificare i pasti settimanali senza stress

Prompt: Ogni lunedì alle 9:00, fornisci un piano alimentare settimanale con sette cene salutari per una famiglia di [numero]. Includi una lista della spesa suddivisa per categorie con tutti gli ingredienti di cui avrò bisogno.

La pianificazione settimanale dei pasti è un compito detestato universalmente. Richiede un pizzico di creatività culinaria, poi bisogna saper calcolare gli ingredienti, conoscere le qualità nutrizionali degli alimenti, fare la lista della spesa. Ci vuole tempo, parecchio tempo…

ChatGPT automatizza completamente questo processo. Ogni lunedì mattina, prima ancora di pensarci, il piano è pronto. Sette cene diverse, bilanciate dal punto di vista nutrizionale, con tanto di lista della spesa completa.

Niente più decisioni dell’ultimo minuto su cosa cucinare Niente corse improvvisate al supermercato perché manca un ingrediente fondamentale. Niente sprechi alimentari perché si compra solo ciò che serve davvero.

Il prompt inoltre, può includere vincoli dietetici. Ad esempio: Ogni lunedì alle 9:00, crea piano settimanale con sette cene vegetariane per due persone, budget massimo 50 euro, tempo preparazione sotto 30 minuti per pasto.

I limiti

ChatGPT Tasks ha dei vincoli importanti. Dieci attività simultanee è un limite reale che obbliga a stabilire delle priorità. Non si può automatizzare tutto, bisogna scegliere cosa davvero merita di essere automatizzato. Inoltre, è disponibile solo per gli abbonati paganti. Chi usa versione gratuita è tagliato fuori.

La qualità degli aggiornamenti generati dipende dalle capacità attuali del modello. Le sintesi di notizie possono risultare superficiali. I suggerimenti motivazionali a volte sono banali. I pasti possono mancare di creatività. Per tutto ciò che è importante serve sempre una revisione umana. Ma per la routine quotidiana, dove non serve la perfezione e il vantaggio sta principalmente nell’automazione del processo, questi limiti sono accettabili.

Il valore dell’automazione intelligente

Decidere ogni mattina se controllare il meteo è una decisione inutile. Ricordarsi di consultare la lista delle cose da fare è uno stress che si può evitare. Cercare notizie rilevanti nel mare magnum di informazioni fa perdere tempo. Trovare la motivazione quando l’energia cala è una fatica non necessaria. Pianificare i pasti della settimana a volte è proprio un incubo.

Diciamo la verità, nessuno di questi compiti richiede acutezza mentale… Sono meccanici, ripetitivi, prevedibili. Esattamente il tipo di lavoro che può svolgere un’intelligenza artificiale. ChatGPT Tasks non sostituisce le decisioni importanti. Sostituisce quelle banali che consumano solo energia.