GDPR e siti Web: come dimostrare la conformità reale ed evitare sanzioni con Aruba LegalBlink

Molti siti Web appaiono formalmente conformi al GDPR, ma lo sono solo in superficie. Privacy Policy copiate, cookie banner generici e documenti non allineati ai reali flussi di dati rappresentano una delle principali cause di non conformità riscontrate dalle Autorità di controllo negli ultimi anni. Il GDPR (Regolamento UE 2016/679) non richiede semplicemente la presenza di documenti legali, ma la loro coerenza con i trattamenti effettivamente svolti. Quando questa coerenza manca, il rischio non è solo teorico: l’articolo 83 prevede sanzioni fino al 4% del fatturato annuo globale, anche per violazioni derivanti da implementazioni tecniche errate o incomplete.

Le Linee Guida Cookie del Garante Privacy (2021, aggiornate nel 2023) hanno introdotto requisiti stringenti sulla raccolta del consenso, imponendo banner realmente selettivi, divieto di cookie wall generalizzati e obbligo di tracciabilità delle scelte dell’utente. A questo si aggiungono evoluzioni tecnologiche come la Google Consent Mode V2, obbligatoria dal marzo 2024 per continuare a utilizzare Google Analytics e Google Ads in modo conforme.

In questo scenario, Aruba ha lanciato Aruba LegalBlink, un servizio progettato per aiutare aziende e professionisti a gestire senza patemi la conformità dei siti Web, rendendola dimostrabile e sempre verificabile nel tempo.

Accountability GDPR: come dimostrare in modo documentabile la conformità di un sito Web

Come accennato in precedenza, il GDPR non si limita a prescrivere obblighi formali, ma introduce un principio di responsabilizzazione (accountability): il titolare del trattamento deve essere in grado non solo di rispettare la normativa, ma di dimostrare in modo oggettivo, documentabile e continuativo di aver adottato misure tecniche e organizzative adeguate alla natura dei trattamenti effettuati.

In questo contesto, Aruba LegalBlink si configura come uno strumento di supporto concreto all’accountability.

La piattaforma consente di generare documentazione coerente con i reali flussi di dati del sito, mantenerla aggiornata alle evoluzioni normative e, nei piani avanzati, affiancarla a un audit tecnico-legale e a report operativi che rendono tracciabili le scelte effettuate dal titolare del trattamento.

Privacy Policy, Cookie Policy, Cookie Banner, Registro dei Trattamenti e registrazione dei consensi non restano elementi isolati, ma componenti di un sistema integrato che consente di dimostrare la conformità in caso di controlli o richieste da parte delle Autorità.

Così, la compliance non si esaurisce in una dichiarazione formale, ma diventa un processo strutturato e verificabile nel tempo, riducendo il rischio di contestazioni e sanzioni e rafforzando la posizione del titolare del trattamento sotto il profilo giuridico e organizzativo.

Aruba LegalBlink trasforma la conformità da obbligo a vantaggio competitivo

Il servizio Aruba LegalBlink consente di generare, gestire e mantenere aggiornati tutti i principali documenti legali richiesti dal GDPR, sia in modalità autonoma sia con il supporto diretto di un team di consulenti legali.

L’obiettivo non è solo “mettere a norma” un sito, ma integrare la compliance nel ciclo di vita del progetto Web, rendendola una componente stabile dell’infrastruttura digitale. Un sito conforme, infatti, non riduce solo il rischio sanzionatorio, ma comunica affidabilità, trasparenza e attenzione alla tutela dei dati personali.

Nel caso degli e-commerce, questo si traduce anche in benefici misurabili: banner chiari e policy aggiornate migliorano la percezione di sicurezza e contribuiscono a ridurre l’abbandono del carrello, come evidenziato da studi di settore.

Non un semplice generatore di policy, ma uno strumento professionale

Aruba LegalBlink non può essere assimilato ai comuni generatori di documenti legali presenti sul mercato. È invece una piattaforma pensata per contesti professionali, che unisce automazione, aggiornamento continuo e supervisione legale.

A seconda del piano prescelto (ne parliamo più avanti) e della complessità del progetto Web da gestire, la generazione dei documenti avviene tramite questionari guidati che consentono di mappare correttamente le funzionalità del sito e i trattamenti effettuati. In alternativa, interviene il team legale di Aruba, che supervisiona o redige direttamente i documenti, garantendo coerenza tra quanto dichiarato nelle policy e quanto effettivamente implementato a livello tecnico. Policy formalmente corrette ma non aderenti alla realtà operativa rappresentano infatti uno dei principali fattori di rischio in caso di controlli.

Aggiornamenti normativi e continuità della conformità

Uno degli elementi distintivi di Aruba LegalBlink è la gestione degli aggiornamenti normativi. Le policy sono adeguate alle evoluzioni legislative e regolamentari, incluse le disposizioni della Direttiva Omnibus e le novità in materia di garanzia legale in vigore da luglio 2023.

Si tratta di un approccio intelligente ed evoluto che riduce drasticamente il rischio di pubblicare documenti obsoleti, una delle criticità più frequenti nei siti Web, soprattutto quando la compliance viene gestita manualmente o demandata a interventi sporadici.

I piani Aruba LegalBlink Easy e Advanced: due approcci alla compliance

Aruba LegalBlink mette a disposizione 4 piani pensati per rispondere a esigenze diverse, sia in termini di tipologia di sito sia di livello di assistenza legale:

• Easy Website
• Easy Ecommerce
• Advanced Website
• Advanced Ecommerce

La distinzione tra le diverse soluzioni non riguarda tanto il fatto di gestire un sito vetrina o un e-commerce – entrambi supportati anche dai piani Easy – quanto il tipo di servizio offerto e il grado di protezione normativa che si vuole ottenere.

I piani Easy seguono un modello Self-Service. L’utente compila un questionario guidato che raccoglie le informazioni fondamentali sul sito, sulle attività svolte e sui trattamenti dei dati personali. Sulla base di queste informazioni, il sistema Aruba LegalBlink genera automaticamente i documenti legali necessari, come informativa privacy, cookie policy, cookie banner e, nel caso degli e-commerce, anche i termini di vendita.

La soluzione è adatta sia a siti vetrina sia a e-commerce, in particolare quando la struttura è semplice e si preferisce gestire autonomamente la conformità normativa, mantenendo i costi sotto controllo.

I piani Advanced, invece, adottano un modello Concierge, rivolto a chi cerca un livello più elevato di affidabilità e controllo. In questo caso è un team legale specializzato in digitale ed e-commerce a intervenire direttamente, effettuando un audit del sito per individuare eventuali criticità e compilando il questionario per conto dell’utente.

Il generatore produce così documenti legali basati su un’analisi professionale e su una valutazione personalizzata, che tiene conto delle specificità del sito, dei flussi di dati e delle dinamiche di vendita online. L’approccio è particolarmente indicato per siti complessi, e-commerce strutturati o realtà ad alto traffico, ma anche per chi vuole ridurre al minimo il rischio di non conformità e di possibili sanzioni, che possono arrivare fino al 4% del fatturato globale.

I documenti prodotti da Aruba LegalBlink: struttura e contenuti

Aruba LegalBlink copre tutti i principali documenti richiesti dal GDPR e dalle normative collegate:

• Privacy Policy. Descrive in modo puntuale finalità del trattamento, basi giuridiche, tempi di conservazione, soggetti coinvolti e diritti degli interessati, ed è personalizzata in base alle reali funzionalità del sito.
• Cookie Policy. Fornisce una mappatura dettagliata dei cookie utilizzati, specificandone tipologia, durata e finalità, e illustrando le modalità di gestione del consenso.
• Cookie Banner. Consente agli utenti di accettare, rifiutare o personalizzare i cookie. È personalizzabile in stile, posizione e testi, integra la Google Consent Mode V2 e registra consensi e revoche, esportabili in caso di audit.
• Termini e Condizioni. Regolano l’utilizzo del sito o dell’e-commerce, includendo vendite, garanzie, diritto di recesso e responsabilità, con possibilità di personalizzazione avanzata nei contesti più complessi.
• Registro dei Trattamenti. Obbligatorio per titolari e responsabili del trattamento, viene generato in formato strutturato (CSV/Excel) e include l’elenco dei trattamenti, le indicazioni su eventuali DPIA, i sub-responsabili e le misure di sicurezza adottate.

Supporto multilingua e gestione della compliance internazionale

LegalBlink offre un supporto multilingua completo per tutti i documenti generati, disponibile senza costi aggiuntivi in 5 lingue: italiano, inglese, francese, spagnolo e tedesco. Questa funzionalità è particolarmente rilevante per siti Web ed e-commerce con audience internazionale.

Le policy e i banner sono pubblicati nella lingua corretta in base alle preferenze del browser (header Accept-Language), mantenendo coerenza tecnica e legale anche in contesti transfrontalieri e facilitando eventuali audit da parte di Autorità nazionali di altri Paesi.

Compatibilità CMS e integrazione operativa

Dal punto di vista tecnico, Aruba LegalBlink è progettato per integrarsi facilmente con le principali piattaforme CMS. Su WordPress e WooCommerce l’integrazione avviene grazie al plugin dedicato: il Cookie Banner è inserito tramite codice JavaScript nel footer delle pagine, mentre Privacy Policy e Cookie Policy possono essere incorporate tramite iframe auto-aggiornanti o link diretti.

Su Aruba SuperSite, l’integrazione è nativa e one-click, con la sincronizzazione automatica di documenti, banner e possibilità di personalizzazione live del CSS.

• Nel piano Easy, l’utente gestisce autonomamente l’integrazione, rispondendo a questionari mirati e incorporando i documenti generati tramite copia-incolla di codice o iframe.
• Nel piano Advanced, il team legale effettua una scansione preliminare del sito e fornisce documenti e istruzioni operative personalizzate per il CMS utilizzato. I materiali vengono consegnati entro 3 giorni, insieme a un report dettagliato dell’audit effettuato.

Conclusioni

In un contesto digitale sempre più regolamentato, la compliance GDPR non è più un optional, ma un elemento strutturale per qualsiasi sito Web, dal progetto editoriale al grande e-commerce. Aruba LegalBlink si propone come una soluzione completa e professionale, capace di trasformare un obbligo normativo in un processo governabile e in un fattore di valore.

Il piano Easy è pensato per chi punta su semplicità e velocità nella gestione degli adempimenti legali. Attraverso la compilazione di un questionario guidato è possibile ottenere in modo intuitivo privacy policy, cookie policy, cookie banner e tutta la documentazione necessaria alla conformità normativa. La soluzione è proposta a partire da € 9,90 + IVA/anno per i siti vetrina e da € 19,90 + IVA/anno per gli e-commerce nel primo anno, con costi di rinnovo contenuti, risultando particolarmente conveniente per chi vuole mettersi in regola senza affrontare spese elevate.

Il piano Advanced, invece, è rivolto a realtà più strutturate e piattaforme complesse, per le quali la supervisione diretta di un team legale, l’audit professionale del sito e la redazione dei documenti da parte di consulenti esperti rappresentano un valore aggiunto concreto nella riduzione dei rischi e delle potenziali sanzioni. Anche in questo caso i prezzi rimangono accessibili, con un costo a partire da € 29,90 + IVA/anno per Advanced Website e € 64,90 + IVA/anno per Advanced Ecommerce nel primo anno, offrendo un livello di servizio adeguato all’investimento richiesto.

Grazie a questa combinazione di prezzi competitivi, facilità di utilizzo e supporto professionale, Aruba LegalBlink si presenta come una soluzione adatta sia alle piccole realtà che cercano un modo economico per adeguarsi alle normative, sia alle aziende più evolute che desiderano un supporto legale affidabile senza i costi tipici di una consulenza esterna tradizionale.

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