I migliori software gestionali per la collaborazione aziendale

Per aiutare a ridurre la diffusione del coronavirus e allo stesso tempo limitare l’impatto sulla produttività, molte aziende stanno adottando per i propri collaboratori la modalità Smart Working, iniziando o confermando la strada verso il lavoro a distanza. Qui presentiamo i migliori software gestionali collaborativi, che consentono ai dipendenti di lavorare in remoto da casa in modo organizzato per collaborare a progetti comuni.

La collaborazione lavorativa è divenuta ormai una consuetudine in tutti gli ambienti aziendali e sarebbe impensabile non dargli l’importanza strategica che merita.  Collaborare significa migliorare l’efficienza e aumentare la produttività, ma solo se si dispone degli strumenti giusti.

Per essere tali, questi strumenti dovrebbero innanzitutto avere un ottimo sistema per le comunicazioni ed essere accessibile non solo da un computer desktop ma anche da dispositivi mobili, come gli smartphone. In questo modo tutti i collaboratori possono rimanere costantemente in contatto.

Le scadenze, la gestione delle attività e il supporto dovrebbero essere tutti integrati nelle comunicazioni. Il tutto dovrebbe essere chiaro, facile da capire, semplice da usare per ridurre al minimo le perdite di tempo dovute a incomprensioni o dubbi sul funzionamento del sistema. Per un corretto flusso di lavoro ogni collaboratore dovrebbe avere la possibilità di parlare con la persona giusta, ovunque si trovi in azienda.

Gli strumenti di collaborazione online, dunque, consentono a tutti gli elementi di uno staff di lavorare e comunicare riguardo progetti comuni, vediamo quali sono i migliori software gestionali.

Slack

Slack è senza dubbio un potente strumento di collaborazione aziendale, con milioni di utenti in tutto il mondo. È una piattaforma incredibilmente intelligente e fruibile su dispositivi mobili e desktop. Permette l’invio di messaggi diretti e file a una singola persona o un gruppo di collaboratori, e c’è la possibilità di organizzare conversazioni in canali diversi.

Slack supporta anche le videochiamate per parlare tra colleghi dei progetti e lavorare senza dover digitare tutto in una chat o e-mail. Non possiede un sistema cloud ma puoi trascinare, rilasciare e condividere file con i tuoi colleghi direttamente all’interno della piattaforma. Inoltre, è compatibile con servizi come Google Drive, Dropbox e Box.

Slack ha anche una versione gratuita un po’ limitata in termini di numero di messaggi archiviati, spazio di archiviazione complessivo e così via. La versione standard costa € 6,25/mese, la Plus € 11,75/mese.

Trello

Fruibile online e con le app mobile, Trello consente di organizzare facilmente i progetti e di lavorarci con i colleghi.

La piattaforma consente di lavorare con schede o elenchi, che possono essere organizzati dal team per attività diverse e all’interno di questi, è possibile impostare liste di cose da fare e delegare tra colleghi. C’è anche la possibilità di inserire commenti alle schede: un modo rapido per fornire feedback agli altri.

Inoltre, Trello vanta una serie di integrazioni con app come Evernote, GitHub, Google Drive e Slack. Puoi scaricare l‘app gratuitamente, ma naturalmente sono disponibili opzioni premium che danno accesso a più funzionalità.

Il prezzo per il piano tariffario Premium è di $ 9,99 per utente al mese e rispetto alla versione free sblocca una serie di funzionalità amministrative aggiuntive per una migliore organizzazione. C’è anche un’edizione Enterprise che varia in base al numero di utenti e fornisce alcune funzionalità di gestione organizzativa aggiuntive.

Asana

 

Asana è in circolazione dal 2008, questo lo rende un veterano nell’arena degli strumenti di collaborazione, non a caso aziende come Intel, Uber, Pinterest e TED lo usano come metodo di comunicazione principale.

Progettato per le aziende è un modo semplice per tenere traccia del lavoro dei dipendenti e ottenere i migliori risultati possibili. Utilizzando Asana, è possibile creare elenchi di attività da fare per i progetti in corso, impostare promemoria per le scadenze imminenti e inviare richieste ai colleghi. I membri del team possono anche lasciare commenti ai post all’interno dell’app.

Puoi organizzare tutti i tuoi progetti in un elenco o in una scheda e c’è una funzione di ricerca in modo da poter individuare rapidamente i lavori già archiviati. In breve, Asana è un modo molto efficace per organizzare al meglio i lavori e facilitare le comunicazioni a riguardo. La versione gratuita consente una collaborazione fino a 15 collaboratori, la Premium € 10,99 al mese per ogni utente, la Business € 24,99 per ogni utente al mese.

Podio

Podio si definisce come una piattaforma online flessibile e personalizzabile per il lavoro e la comunicazione tra i team. In altre parole, ti dà un modo per organizzare grandi quantità di lavoro e delegare i vari compiti tra i collaboratori.

Proprio come molte altre app di collaborazione aziendale, Podio offre gli strumenti per condividere file, visualizzare lo stato dei progetti in corso e ottenere feedback sui progressi delle attività su cui stai attualmente lavorando.

Podio fornisce un’app per utilizzare il tuo smartphone o tablet con una notevole quantità di integrazione con servizi e app di terze parti tra cui Dropbox, Google Drive, Evernote e Zendesk. I prezzi variano da $ 9,00 per la Basic, $ 14,00 per la Plus e $ 24,00 per la Premium, esiste una versione gratuita per massimo cinque collaboratori.

Ryver

Ryver è simile a Slack e si pone l’obiettivo di fornire alla tua organizzazione un mezzo di comunicazione altamente efficace e un modo semplice per parlare delle attività, garantendo il rispetto delle scadenze.

Ciò che rende Ryver un’opzione interessante è il fatto che puoi creare tutti i team che desideri all’interno dell’app e classificarli facilmente. Come nel caso di Slack, puoi utilizzare il software gestionali per impostare chat con gruppi e singoli.

Ci sono anche alcuni filtri interessanti. Puoi gestire la visualizzazione di chi deve vedere cosa, cioè puoi assegnare individualmente sia le attività che le comunicazioni. Tutti i post dell’azienda si trovano all’interno di un newsfeed in stile Facebook e puoi contrassegnare i post per visualizzarli più tardi.

Il prezzo parte da $ 49 per utente al mese per un massimo di 12 utenti. Esiste anche una versione premium per le aziende che offre automazione del flusso di lavoro, Single Sign-On (SSO) e gestione avanzata del team.

Flock

Flock è un’altra piattaforma molto simile a Slack che offre strumenti di comunicazione più completi, supporta canali per team diversi, nonché conversazioni di gruppo o singole ed è uno dei più completi software gestionali.

Gli utenti hanno a disposizione un modulo di ricerca con cui possono cercare tra messaggi, file e collegamenti indipendentemente da chi lo abbia inviato e da dove.

La piattaforma consente di effettuare chiamate audio e video e condivisione dello schermo e propone strumenti di produttività come sondaggi, condivisione delle note e promemoria, inoltre gli utenti possono assegnare attività a determinati membri del gruppo.

Flock permette di integrare applicazioni di terze parti come Google Drive e Twitter, con le notifiche che appaiono direttamente nei canali.

Flock è gratuito, ma le ricerche sono limitate a 10.000 messaggi, esiste un limite di archiviazione di 5 GB e sono consentite solo cinque integrazioni di terze parti. Il piano Pro da $ 4,50/mese aggiunge ricerca illimitata, 10 GB di spazio di archiviazione per utente e controlli di amministrazione, mentre il piano Enterprise da $ 8/mese offre 20 GB di spazio di archiviazione per utente, più controlli di amministrazione e supporto dedicato.

Office 365

Microsoft Office potrebbe non rientra tra i software gestionali per la collaborazione aziendale e in effetti non lo è, ma essendo la suite per ufficio più utilizzata e basata sul cloud di Office 365 le sue possibilità e integrazioni sono enormi, puoi usarlo su qualsiasi computer, dispositivo mobile o smartphone, senza doverti preoccupare della compatibilità. Tutti i tuoi file vengono salvati nel cloud e sincronizzati tra i dispositivi, in modo da avere la possibilità di lavorare su un documento a casa o in ufficio o in viaggio.

Ciò lo rende una piattaforma ideale per la collaborazione, consentendo a diversi utenti di modificare gli stessi documenti in tempo reale e di utilizzare vari strumenti di comunicazioni per garantire.

• Vai allo speciale Microsoft Office 365

Il passaggio da Microsoft Office a Office 365 offre una serie di vantaggi, tra cui la possibilità per i team di collaborare direttamente sullo stesso set di documenti, fogli di calcolo Excel, presentazioni in Powerpoint, o file in Word.

A ciò si aggiunge che Microsoft Teams ora viene fornito con una serie di pacchetti di Office 365, per consentire una comunicazione con il tradizionale software per ufficio.

Il vantaggio che rende Office 365 un ottimo strumento di collaborazione è che come piattaforma ospitata su cloud può essere utilizzata non solo con Windows, ma anche con Mac, Android e iOS.

I prezzi per Office 365 dipendono dall’uso che se farà, personale o aziendale, con tariffe per le aziende a partire da € 4,20 o € 8,80 al mese per utente.

Tuttavia, c’è una piccola opzione alternativa Office 365 Business Essentials, che offre la maggior parte dei pacchetti software ma costa solo a € 4,20 al mese per utente.

Altri software gestionali da considerare

Esistono molti altri strumenti di collaborazione e software gestionali che meritano attenzione, se non altro per il modo in cui applicano e aggiungono altre utili funzionalità. Vediamo altri strumenti di collaborazione online.

Visme è stato sviluppato appositamente per report, presentazioni e infografiche online, raccomandato soprattutto per attività di vendite e marketing, risorse umane e reclutamento, comunicazioni interne, nonché istruzione e formazione interna. Il software ha un prezzo specifico per l’uso individuale, aziendale o educativo.

Basecamp mira ad essere una piattaforma di collaborazione e comunicazione all-in-one, per riunire in un unico posto chat, bacheche, elenchi di cose da fare e programmazione, nonché archiviazione di documenti,  file e cartelle. A differenza di altri software collaborativi che fanno pagare per utente, Basecamp addebita una sola commissione di $ 99,99 con utenti illimitati, il che potrebbe renderlo particolarmente attraente per le organizzazioni più grandi.

Wrike è più uno strumento di gestione e pianificazione di un progetto. Come standalone potrebbe sembrare piuttosto limitato rispetto ad altri visti finora, ma la sua forza sta nella vasta gamma di integrazioni, come Google, Dropbox, Salesforce, Microsoft, Adobe e Github. Ciò significa che Wrike può funzionare come piattaforma centrale legata a un numero di altri software, consentendo di coprire una gamma più ampia di opzioni e funzionalità.

Monday.com è una piattaforma che ti consente di pianificare, tracciare e collaborare a progetti in modo visivamente semplice. La funzionalità di trascinamento e la facilità d’uso rendono questa piattaforma particolarmente valida per la gestione dei progetti e il flusso di lavoro tra i team. Si integra anche con Slack, Trello, Google Drive, Dropbox e altri, in modo da poterlo utilizzare come punto focale centrale affinché i team possano lavorare insieme.