OnlyOffice DocSpace per Zoom: integrazione e collaborazione

La collaborazione documentale è un aspetto delicato dell’operatività in team poiché richiede strumenti e organizzazione tali da consentire il perseguimento del miglior risultato possibile, nel minor tempo possibile. OnlyOffice è una suite di produttività che si è evoluta molto in questa direzione, creando le migliori condizioni possibili per far sì che la collaborazione documentale diventi parte integrante del suo DNA. Lo sviluppo ha perseguito pertanto anzitutto la strada dell’integrazione, facendo della suite una piattaforma in grado di operare con tutti i maggiori strumenti utilizzati in ufficio.

In questo approfondimento vedremo nello specifico ciò che OnlyOffice è in grado di garantire in collaborazione con Zoom, trasformando due applicativi in uno solo grazie ad una profonda sinergia basata su OnlyOffice DocSpace.

Questo, insomma, vuole essere OnlyOffice DocSpace per Zoom: un luogo univoco dove discutere e produrre, in contemporanea ed in presa diretta, affinché la collaborazione documentale diventi tutt’uno con quegli spazi virtuali dove nascono le idee e le collaborazioni.

OnlyOffice DocSpace per Zoom

La logica è molto semplice ed è il punto di partenza necessario per comprendere come OnlyOffice intenda operare per diventare la suite ideale per la collaborazione documentale.  Semplicemente, OnlyOffice intende consentire di lavorare su qualsiasi contenuto direttamente all’interno di una riunione, come se si fosse effettivamente ognuno affianco all’altro. Creare documenti a più mani da remoto diventa così una questione di compresenza senza che la condivisione di uno spazio (se non virtuale) crei le condizioni stesse della collaborazione.

DocSpace è una “piattaforma di co-working” che configura il luogo virtuale nel quale dar corpo alla collaborazione: ad ognuno il suo ruolo, ad ognuno i suoi permessi, ad ognuno le propria possibilità di interagire.

Cosa si può fare

Grazie all’app OnlyOffice DocSpace per Zoom, quindi, diventa possibile:

• creare, caricare o condividere documenti, anche fornendo le relative autorizzazioni di visualizzazione o modifica agli altri partecipanti alla medesima riunione;
• creare documenti, fogli di calcolo o presentazioni in presa diretta con gli altri partecipanti, offrendo ad ognuno specifiche autorizzazioni per modificare o commentare ogni elemento sviluppato – così che ognuno, in base al proprio ruolo nel processo produttivo, possa parteciparvi proattivamente;

• utilizzare l’assistente AI integrato per generare, riassumere e tradurre testi utili al completamento del documento sul quale si collabora;
• discutere, modificare, valutare e compilare moduli online complessi quali potrebbero essere accordi o contratti di vendita, dove ogni dettaglio va vagliato e condiviso prima di giungere alle firme finali;
• navigare tra i documenti PDF, aggiungendovi commenti, note e appunti utili per ulteriori elaborazioni;
• archiviare i file modificati in condivisione all’interno di una specifica sala di collaborazione entro cui i partecipanti potranno tornare in un secondo momento da qualsiasi luogo, da qualsiasi device ed in piena coerenza con i permessi attribuiti in sede di produzione collaborativa.

La gestione delle stanze è un elemento centrale dell’impianto complessivo, poiché definisce in modo circostanziato le modalità operative ed i margini della collaborazione. Una volta configurata l’app, si potrà anzitutto organizzare i file personali, creare sale di collaborazione, fornire autorizzazioni flessibili per ogni utenza o utilizzare stanze pubbliche per consentire l’accesso anche a persone esterne al proprio spazio.

L’accesso base a DocSpace è completamente gratuito ed include:

• 3 admin
• 12 stanze
• numero illimitati di utenti in ogni singola stanza
• 2GB di spazio di archiviazione

Anche l’account DocSpace creato viene fornito gratuitamente. Inoltre, tutti coloro che si registreranno prima del 1 agosto 2024 potranno ottenere un accesso in offerta del tutto speciale. La tariffa promozionale prevista comprende:

• 100 amministratori;
• 100 stanze;
• 100 GB di spazio di archiviazione

Il piano tariffario previsto con questa offerta sarà attivo per 6 mesi dalla data di registrazione.

Quando le necessità superano questi ampi margini significa che OnlyOffice DocSpace è diventato la base del proprio modo di lavorare online e si apre pertanto la possibilità di accesso ai profili DocSpace Business declinati per ogni necessità.

Come utilizzare DocSpace per Zoom

Utilizzare l’app che consente l’integrazione di OnlyOffice con Zoom è molto semplice e apre istantaneamente ad un modo completamente nuovo di intendere la collaborazione documentale.

Anzitutto si deve accedere al proprio account Zoom e quindi installare OnlyOffice DocSpace tramite App e consentire le autorizzazioni richieste. Una volta avviata una riunione, si passa alla scheda App e si avvia OnlyOffice DocSpace: a questo punto sarà sufficiente avviare una sessione di collaborazione selezionando il file necessario dall’elenco, offrendo ai partecipanti i livelli di autorizzazione “Modifica” o “Live view”. Al termine della sessione sarà possibile accedere ad ogni modifica apportata semplicemente tramite la stanza dedicata su OnlyOffice DocSpace.

Come si può vedere, in quest’ottica l’integrazione è completa: ogni stanza prevede utenti selezionati, con ruoli predefiniti, per collaborare su documenti che si sviluppano sotto gli occhi dell’intera squadra di lavoro. Uno strumento di questo tipo non cancella soltanto i tempi morti del lavoro post-riunione, ma rende anche le interazioni più efficienti e focalizzate al risultato, poiché il documento redatto “live” implica la necessità di attenersi al focus della riunione, il dovere di collaborare secondo i propri permessi ed il piacere di essere profondamente coinvolti nel processo creativo.

Dietro OnlyOffice DocSpace per Zoom (o altre integrazioni omologhe con altri strumenti di collaborazione online) c’è quindi qualcosa di più di una suite di produttività documentale condivisa: c’è un modo di pensare il lavoro di squadra, c’è una filosofia operativa specifica e c’è la volontà esplicita di ridurre le inefficienze per massimizzare i risultati.

OnlyOffice Docs 8.0

Novità importante delle ultime ore è il rilascio della nuova versione di OnlyOffice Docs, giunto alla release 8.0. Tra le novità principali della nuova versione si segnalano:

• Moduli PDF
  importanti passi avanti sono stati effettuati nella creazione di moduli complessi in PDF per la compilazione online: attraverso il formato DOCXF è possibile generare i campi con estrema libertà;
• Da destra a sinistra
  aggiunto il supporto RTL (Right-to-Left) per tutte le lingue che richiedono una scrittura in senso opposto rispetto a quello tipico occidentale (da sinistra a destra), con ulteriori affinamenti previsti fin dalle prossime versioni;
• Fogli di calcolo
  tra le novità più interessanti v’è la “ricerca obiettivo”, dove indicando il risultato che si desidera da una formula, è possibile ottenere suggerimenti per arrivare alla formula stessa; si segnalano inoltre una procedura guidata per lo sviluppo di grafici, una procedura velocizzata per la creazione di serie numeriche e altri affinamenti in ottica di produttività;

• Collaborazione
  aggiunto l’uso di avatar per riconoscere più facilmente coloro i quali apportano commenti o modifiche ai documenti;
• Presentazioni
  miglioramenti relativi al colore dello sfondo finale nelle animazioni;
• Plugin
  nuova interfaccia utente con possibilità di utilizzare anche più plugin contemporaneamente; aggiunto inoltre apposito changelog per poter monitorare le modifiche apportate ad ogni plugin nel tempo.

Una release evolutiva, insomma, che affina ulteriormente il livello di servizio per una suite di produttività che intende servire al meglio le necessità dell’utente, soprattutto in ambito professionale. Con OnlyOffice Docs 8.0 e app con OnlyOffice DocSpace per Zoom, il lavoro quotidiano viene oltremodo facilitato per regalare risparmi di tempo, performance evolute e la capacità di raggiungere più facilmente i propri obiettivi.

 

In collaborazione con OnlyOffice