3CX: tutto per le comunicazioni aziendali

3CX non è soltanto un centralino telefonico VoIP, ma molto di più. Si tratta di una soluzione per le comunicazioni aziendali così ricca di funzionalità che sarebbe molto difficile descriverle singolarmente nel dettaglio. Scopriamo quindi alcune delle caratteristiche più importanti di un sistema telefonico con supporto per video e live chat completamente gratuito fino a 10 utenti, per sempre. Da provare subito senza la necessità di una carta di credito.

Cosa è 3CX

3CX permette di organizzare video conferenze direttamente dal Web: non è richiesto di scaricare e installare alcuna applicazione. A differenza di altre soluzioni gratuite, non vi è alcun limite di minutaggio e si può comunicare con colleghi e clienti per tutto il tempo necessario. Tutti i partecipanti (fino a 250) si collegano direttamente da browser e non devono né creare un proprio account, né fornire dati personali all’ingresso. La procedura per la creazione di una videoconferenza è molto semplice: i contenuti vengono trasmessi in formato HD e in tempo reale grazie alla tecnologia WebRTC di Google. Si può inoltre controllare la qualità delle riunioni, evitando latenze e tremolii, così come riprodurre video di YouTube da mostrare agli altri utenti.

All’utilizzatore viene richiesto soltanto di impostare la schermata della videoconferenza, mentre la sala riunioni e le funzionalità vengono fornite dalla piattaforma. Non sono richieste chiamate via PSTN o digitazioni di istruzioni complesse. Per partecipare è sufficiente un link personale 3CX Meet che può essere inserito nelle e-mail, su un sito Web o in un biglietto da visita. Sono poi disponibili tutti gli strumenti utili per impostare una riunione, gestire i partecipanti, controllare lo schermo da remoto, condividere presentazioni e documenti, lanciare sondaggi e chat.

3CX propone un nuovo paradigma per lo smart working reinventando il PBX. Supporta chiamate, meeting, WhatsApp e Facebook, fornisce un Web client accessibile ovunque, in qualsiasi momento, e offre delle applicazioni Android e iOS che diventano delle vere e proprie estensioni del telefono d’ufficio.

Live chat

Ad oggi la metà delle live chat in ambito aziendale viene inoltrata dopo un passaggio tramite call center. Ciò significa che un cliente che ha già esposto il suo problema è spesso costretto a ripetere quanto già spiegato, con tutte le perdite di tempo del caso. Con 3CX, invece, le chat possono essere convertite rapidamente in chiamate o videocall per fornire da subito tutta l’assistenza necessaria. Vi è inoltre la possibilità di condividere le richieste ricevute con altri componenti del proprio team, così come quella di gestire le chat di WhatsApp for business e Facebook dalla medesima interfaccia utente.

Con 3CX si ha a disposizione un sistema di chat dal vivo gratuito, senza nessun prezzo mensile per utente. È possibile personalizzare la live chat con l’aggiunta di chiamate, video e non solo, e si possono assegnare più agenti alle chat di gruppo senza un incremento dei costi mensili. Le chiamate vengono effettuate tramite browser e sono quindi gratuite: non vi è alcun numero da comporre (basta un link 3CX Talk) e i visitatori possono scegliere tra chat dal vivo o chiamata vocale.

Integrazione con WhatsApp

3CX consente di aggiungere le chat di WhatsApp, l’applicazione per la messaggistica istantanea più utilizzata al mondo, al proprio contact center. In questo modo i clienti hanno a disposizione un maggior numero di canali attraverso cui interagire con le aziende. Ciò avviene grazie ad un sistema centralizzato che supporta non solo le chiamate, ma anche Live Chat, WhatsApp e Facebook. Si ha quindi il vantaggio di rispondere ai messaggi di WhatsApp direttamente dal client Web di 3CX, così come da Desktop o con l’applicazione mobile

Il lavoro degli agenti viene reso più semplice e rapido perché possono rispondere, trasferire e risolvere i messaggi WhatsApp dei clienti da una singola piattaforma. Quando se ne presenta la necessità si può trasferire una chat ad un collega o ad un gruppo e non è più necessario passare da un’app all’altra per comunicare con l’utenza. 3CX supporta inoltre l’assegnazione automatica della messaggistica di WhatsApp, permettendo ad esempio di definire una coda di agenti per la suddivisione del workflow e di tracciare i tempi di risposta tramite timer e reportistica.

Tutte le conversazioni in chat vengono memorizzate all’interno di un registro. Non manca poi l’integrazione con i CRM (Salesforce, Freshdesk, Microsoft Dynamics) per identificare i client che inviano i messaggi, rispondere loro con un saluto personalizzato, creare contatti in automatico e fornire assistenza personalizzata in base alle cronologie delle richieste.

Integrazione con Facebook

Le pagine aziendali su Facebook permettono di interagire più facilmente con i propri clienti. Quando però i tempi di risposta diventano troppo lunghi, gestirne una potrebbe diventare controproducente a causa della cattiva pubblicità. 3CX permette di gestire velocemente i messaggi di Facebook dal Web client e dalle applicazioni per iOS e Android. Gli agenti hanno la possibilità di rispondere, trasferire e soddisfare le richieste dalla stessa piattaforma utilizzata per le altre comunicazioni. Basta integrare il proprio account Facebook su 3CX, assegnare le chat in entrata ad una coda e gli agenti possono rispondere ai messaggi di Facebook nello stesso modo in cui risponderebbero ad una chat dal vivo.

Anche in questo caso uno dei vantaggi principali di 3CX risiede nel fatto che non è necessario passare da un’app all’altra per comunicare. Le risposte in chat possono essere inoltre personalizzate, si può accedere alla cronologia dei clienti per offrire un’assistenza più efficace e i nuovi contatti di Facebook vengono creati automaticamente e registrati nei CRM integrabili con il servizio.

Tutti i messaggi provenienti da Facebook vengono tracciati e archiviati centralmente e si ha sempre a disposizione un reportistica completa con cui analizzate i tempi di risposta e le prestazioni dei team.

3CX e contact center

Il miglior modo per fidelizzare i clienti, e per conquistarne di nuovi, è quello di rispondere rapidamente alle loro richieste. Per questo motivo oggi è indispensabile disporre di un software call center. Ma come organizzare un contact center di successo? Venendo incontro alle esigenze degli utenti che si aspettano di essere riconosciuti senza la necessità di presentarsi, di non doversi ripetere e di non essere trasferiti da un operatore all’altro alla ricerca di una soluzione per il proprio problema.

Ecco perché 3CX offre funzionalità avanzate come le code di chiamata dinamiche per individui o gruppi che permettono di non perdere neanche una richiesta. Gli agenti possono rispondere alle chiamate sia dal proprio ufficio che da remoto ed è inoltre disponibile un’opzione di richiamata durante i periodi in cui il volume di lavoro da gestire è particolarmente elevato.

Le chiamate vengono registrate sia per il controllo di qualità che per scopi legali ed è possibile monitorare centralmente le risposte ai ticket. A ciò si aggiunge la possibilità di controllare le performance degli agenti tramite report integrati (anche su SLA) e statistiche di richiamo, verificare i tempi di attesa e le chiamate che sono state abbandonate, nonché controllare in tempo reale le code tramite Switchboard/Wallboard.

3CX consente, infine, di prendere il controllo delle chiamate quando necessario tramite Barge in e di istruire il proprio personale con Listen in e Whisper nel corso di una chiamata.

Le applicazioni per Android e iOS

Un team sempre connesso è anche un team più produttivo. Per questo motivo 3CX offre anche delle app Android e iOS per il telelavoro con cui rimanere in contatto con clienti e collaboratori, senza lasciare mai nessuno in attesa. Le applicazioni permettono di effettuare e ricevere chiamate utilizzando il proprio numero di ufficio, chiamare chattare e videochiamare. Il sistema permette di trasferire facilmente le chiamate e di chiedere direttamente a Siri e effettuare chiamate tramite l’integrazione Bluetooth.

È possibile cambiare il proprio stato quando si è in pausa, così come visualizzare la disponibilità del team. È supportato inoltre il ricollegamento automatico nel passaggio tra una rete e l’altra. 3CX è multicanale e non si limita alle sole chiamate, permettendo così di comunicare anche attraverso live chat, WhatsApp, Facebook ed SMS.

Un importante vantaggio legato all’uso di 3CX concerne il risparmio. Le bollette telefoniche vengono infatti dimezzate, con zero costi per utente e solo un basso costo annuale per l’accesso al sistema. Vengono eliminate le spese per le chiamate da cellulare tra i dipendenti e le chiamate interne tra uffici sono gratuite, anche fuori sede. 3CX consente poi la portabilità del proprio SIP Trunk per scegliere le tariffe migliori.

Piani e prezzi

L’edizione gratuita di 3CX è disponibile per sempre fino a 10 utenti con un massimo di 3 telefoni fissi associabili al piano. Questa edizione comprende di per sé già molte funzionalità, tra le quali un centralino di nuova generazione, la possibilità di attivare team da remoto e il supporto per Live Chat, messaggistica WhatsApp e videoconferenze. È supportata la portabilità del trunk SIP ed è possibile attivare il routing di chiamata per gestire le comunicazioni durante i giorni di lavoro e quelli di vacanza. Non mancano le applicazioni per Android e iOS così come la creazione di Talk Link 3CX e un gruppo di suonerie con messaggio di benvenuto per la personalizzazione.

Per chi necessità di caratteristiche più avanzate e funzionalità addizionali sono disponibili le formule “Small Business“, “Professional” ed “Enterprise“. In tutti i casi i costi vengono fatturati annualmente per sistema – non per utente.

Riconoscimenti

Il valore della proposta di 3CX è testimoniato dai riconoscimenti ricevuti nel corso del tempo. Solo per citare alcuni dei traguardi raggiunti, basterebbe ricordare che 3CX è stato “Top Performer” e “Emerging Favorite” nelle categorie “Unified Communications, Telephony and VoIP” di Capterra. Nello stesso modo il servizio ha fatto propri ben 23 badge nel G2 Winter Report del 2023 e ha conquistato un WiNMAG Pro Award nel 2021.

Ad oggi 3CX è considerata la soluzione telefonica più completa, migliore ed economica sul mercato. Una piattaforma in grado di adattarsi alle esigenze di qualsiasi tipo di azienda. Di recente è stata inoltre rilasciata la versione SMB specifica per le PMI. Questa release include il software telefonico 3CX gratuitamente per sempre fino a 10 utenti: una proposta che ha veramente rivoluzionato il mercato, soprattutto in quel tessuto produttivo italiano nel quale le piccole e medie imprese sono più numerose delle grandi imprese.

In collaborazione con 3CX