Outlook cerca meglio e più in fretta: sette risultati in cima, cloud e AI

Su Outlook Classic per Windows la ricerca ora mette in alto fino a sette risultati ordinati per pertinenza. Prima erano tre, un po’ pochi per chi cerca un ago nel pagliaio. Tutto il resto segue in ordine di data. Per decidere cosa sale, Outlook guarda quanto è recente il messaggio, chi lo ha scritto e quanto spesso ci scrivi con quella persona. Gli altri criteri di ordinamento restano dove stavano, quindi chi ama fare a modo suo può continuare.

Outlook, la ricerca mail cambia: più risultati pertinenti e AI senza Copilot

La novità sta arrivando su Outlook Classic, sul web, nel nuovo Outlook e sul mobile. I Mac dovranno aspettare il mese prossimo.

Sempre a novembre debutta una vista chiamata “calendar search spotlight“, su Outlook.com e nel nuovo Outlook. Se si cerca un evento, i risultati non finiscono più in una lista anonima. Compaiono direttamente nel calendario, in mezzo agli altri impegni. Si vede cosa c’era prima, cosa viene dopo e, con un po’ di sfortuna, quale riunione si sovrappone alla tua. Un clic e si torna alla vista classica.

Le paroline minuscole come articoli e congiunzioni verranno gestite meglio. Riguarda circa il 3% delle ricerche, che a quanto pare generano più clic sulle mail. Per anni quelle parole sono state il sassolino nella scarpa, e nessuno ci faceva caso.

Outlook Classic lavora con due motori. Il primo è il servizio di ricerca cloud di Microsoft. Il secondo è Windows Desktop Search, che tiene un indice locale sul PC. Alcune richieste rimanevano in casa: la ricerca dei messaggi correlati a una mail, una parte dei comandi avanzati per affinare la query, le ricerche scritte in un ampio ventaglio di lingue. Quelle che si possono spostare ora passano dal cloud.

L’indice locale però non va in pensione. Resta utile offline e per tutto ciò che il cloud non conserva, cioè i file PST e gli account POP o IMAP. E se la connessione zoppica o il servizio si prende i suoi comodi, Outlook passa da solo all’indice locale. Il paracadute c’è già su Outlook Classic, sul mobile e su Mac. Nel nuovo Outlook è ancora in fase di sviluppo.

Il vero nemico sono i casi lenti

La media dei tempi di risposta a Microsoft non basta, perché a rovinare la giornata sono le ricerche che si piantano. Il team tiene quindi d’occhio il 5% più lento, circa una ricerca su venti in Outlook Classic. Il lavoro si è concentrato sull’autenticazione, quel passaggio in cui il sistema verifica chi sei prima di risponderti. Dopo l’ottimizzazione, il ritardo di queste ricerche cala del 40% per le caselle aziendali. Per le query spostate dall’indice locale al cloud, le ricerche lente passano da 4,5 a 1,3 secondi.

Arriva un piccolo modello AI

Per il ranking, Microsoft sta provando internamente un piccolo modello linguistico addestrato per distillazione. Un modello enorme assegna punteggi di pertinenza, uno piccolo impara a imitarli e riesce a rispondere in fretta, alla scala di Outlook. I primi risultati offline, dice l’azienda, sono promettenti.

E Copilot?

A fine luglio avevamo raccontato che Microsoft aveva rinunciato, per ora, a Copilot Search, dopo settimane di critiche sui suggerimenti di Copilot piazzati sopra i risultati. Qui il modello annunciato si occupa soltanto di mettere le mail in ordine. Niente consigli non richiesti, niente assistente che si infila tra te e il messaggio che si sta cercando.