7 prompt di Copilot per rendere più produttiva la giornata lavorativa

Microsoft Copilot è molto più di un semplice assistente per la scrittura. Questo strumento, infatti, funziona dove si lavora: in Word, Excel, Outlook e Teams. Questo significa che può essere utile per essere più produttivi. Ma come per qualsiasi chatbot AI, la sua efficacia è direttamente proporzionale alla bontà dei prompt che si forniscono.

Come sfruttare al massimo Copilot di Microsoft per fare di più con meno sforzo

Ecco 7 prompt per fare di Copilot un perfetto assistente personale.

1. Ottenere il succo senza perdere nulla di importante

Quando si ha a che fare con email, appunti di riunioni, briefing di progetto o report aziendali, può essere difficile cogliere al volo le informazioni essenziali. Grazie alla sua integrazione con Teams e Outlook, si può chiedere a Copilot di riassumere i contenuti in 5 punti chiave, mantenendo però tutte i dettagli fondamentali. Non è un semplice riassunto “superficiale”, ma una sintesi strutturata che evidenzia ciò che è importante, come criticità, azioni da intraprendere e obiettivi.

Esempio di prompt per Copilot: “Riassumi questo messaggio/riunione/documento in 5 punti chiave. Concentrati su: decisioni prese, problemi emersi, compiti assegnati, scadenze e prossimi passi.”

Questo prompt può essere utile in caso di email molto lunga in Outlook per ottenere un recap operativo, una trascrizione di riunione in Teams per condividerne i punti salienti, oppure di brief di progetto per chiarire obiettivi e responsabilità.

2. Sollecitare una risposta

Quando si sta aspettando da giorni (o settimane) una risposta importante via email e non si può più rimandare, scrivere un messaggio che sia fermo ma rispettoso richiede una certa attenzione, soprattutto al tono da usare.

Dal momento che Copilot è integrato in Outlook, basta chiedere al chatbot di scrivere una bozza professionale, per sollecitare l’interlocutore con garbo, ma anche con la necessaria determinazione. Il chatbot di Microsoft tiene conto del contenuto precedente della conversazione e propone una risposta assertiva, che non sia né aggressiva né passiva, ma trasmetta chiaramente urgenza e necessità di una risposta.

Esempio di prompt: “Scrivi una bozza di risposta a questa email per sollecitare una risposta. Il tono deve essere cortese ma fermo. Sottolinea che è urgente ricevere un aggiornamento, senza sembrare sgarbato.”

3. Trasformare un documento in una presentazione

Con Copilot, si può dire addio al copia e incolla. Si può trasformare un documento in una presentazione in PowerPoint in un attimo. A chi è capito di dover creare una presentazione all’ultimo minuto, sa bene quanto tempo si perde a riassumere testi, scegliere i punti chiave, inserire titoli e le immagini pertinenti. Con Copilot in Word o PowerPoint, questo processo è molto più veloce.

Copilot può leggere il contenuto del documento (un report, un brief, un testo qualsiasi), estrarre le informazioni più rilevanti, suddividerle in slide tematiche e suggerire persino elementi visivi (grafici, icone, immagini generiche).

Esempio pratico di prompt per Copilot: “Crea una presentazione in 10 slide a partire da questo documento. Ogni slide deve contenere un titolo, 3-4 punti chiave e un suggerimento per un elemento visivo. Mantieni un tono professionale, adatto a una riunione aziendale.”

4. Trovare errori e tendenze nei dati

Quando si lavora su un foglio Excel pieno di numeri, può essere difficile notare subito anomalie, trend nascosti o valori fuori scala. Copilot può aiutare ad analizzare rapidamente i file, senza dover scrivere formule complesse o creare grafici manualmente. Con un semplice prompt, si può chiedere di trovare valori anomali (es. costi troppo alti, vendite fuori media); mettere in evidenza pattern (es. un calo graduale, un picco improvviso), e riassumere l’andamento dei dati in linguaggio naturale.

Esempio di prompt per Copilot: “Analizza questo foglio di calcolo e segnala eventuali valori anomali o fuori media. Indica anche eventuali tendenze ricorrenti o cambiamenti significativi nei dati negli ultimi 6 mesi.”

5. Ottenere il riassunto di una riunione persa

Può capitare di perdere una riunione, magari per un imprevisto, un ritardo o semplicemente perché si sovrappone a un altro impegno. In questi casi, non serve stressare ogni collega per chiedere gli aggiornamenti, basta usare Copilot. Se la riunione è stata registrata o verbalizzata su Teams, o se è presente un resoconto via email in Outlook, si può chiedere a Copilot di riassumere i punti chiave, evidenziare le decisioni prese, elencare le azioni da intraprendere e perisno di mostrare eventuali punti controversi o da chiarire.

Esempio di prompt: “Riassumi l’ultima riunione del team marketing che si è tenuta il 10 maggio. Elenca i punti chiave discussi, le decisioni prese e le azioni assegnate ai membri del team.”

6. Scrivere email follow-up efficaci dopo una riunione

Dopo una riunione, è fondamentale inviare un’email di follow-up per evitare che le decisioni prese vadano perse o che i compiti vengano dimenticati. Ma spesso non c’è tempo o voglia di rimettersi a scrivere tutto da capo. Il chatbot di Microsoft può generare automaticamente un’email che riassume ciò che è stato discusso, elenca le decisioni prese, e indica chi deve fare cosa, il tutto con un tono chiaro e professionale.

Esempio di prompt per Copilot: “Scrivi un’email di follow-up per la riunione del team vendite del 13 maggio. Riassumi i temi trattati, le decisioni prese e i prossimi passi assegnati ai membri del team. Usa un tono cordiale e professionale.”

7. Pianificare appuntamenti e impegni

Copilot può aiutare con la pianificazione di appuntamenti e impegni di vario tipo, anche quando l’agenda è così incasinata, da assomigliare più a una partita di Tetris… Grazie all’integrazione con Outlook e il calendario, può essere utile per controllare la propria disponibilità e dei partecipanti, proporre orari ottimali in base agli impegni di tutti, e creare e inviare un invito formale direttamente via email o Teams. In pratica, basta dirgli cosa si vuole organizzare e fa tutto lui: cerca uno spazio, scrive l’invito e lo prepara per l’invio. Non resta che confermare o meno.

Esempio di prompt per Copilot: “Organizza una riunione di 30 minuti con il team marketing entro venerdì. Controlla la disponibilità di Cristiano, Martina e Luca e proponi una fascia oraria tra le 10:00 e le 17:00. L’obiettivo è allinearsi sul lancio della nuova campagna social per il prodotto GreenFit. Prepara anche l’invito con oggetto e descrizione.“