Excel online, arriva Power Query per importare i dati

Power Query è ora completamente disponibile su Excel online. Questo strumento permette di importare dati da varie fonti (database, file, servizi online), pulirli, trasformarli e ricaricarli, tutto direttamente dal browser, senza aprire l’applicazione desktop.

Microsoft porta Power Query su Excel online

È una di quelle funzioni che chi lavora seriamente con i dati usa costantemente. Invece di connettersi a un database SQL, importare un CSV, prendere dati da SharePoint, pulire tutto, riorganizzare le colonne, filtrare le righe, trasformare i formati, e caricare il risultato in un foglio pulito e pronto all’uso, Power Query automatizza tutto.

Fino ad ora, su Excel web mancava l’esperienza completa. C’erano dei limiti, funzioni mancanti, connettori non disponibili. Ora Microsoft ha portato tutto online, ma con un dettaglio importante: serve un abbonamento Business o Enterprise. Chi ha Microsoft 365 personale o familiare, puoi solo aggiornare le query esistenti, non crearne di nuove. Come sempre, le funzioni migliori sono riservate a chi paga di più…

Come funziona

Power Query si trova nella scheda Dati di Excel. Si clicca su “Recupera dati”, si sceglie l’origine (file Excel, CSV, XML, JSON, database SQL Server, SharePoint Online, e altro), ci si connette, e si seleziona la tabella che si vuole importare.

Fin qui, sembra un normale import. La magia viene dopo, si clicca su “Trasforma dati”, e si apre l’Editor di Power Query. È un ambiente separato dove si puliscono e si riorganizzano i dati prima che finiscano nel foglio di calcolo.

Poi basta cliccare su “Chiudi e carica”, e i dati vengono inseriti nel foglio puliti e pronti. Power Query ricorda tutti i passaggi, quindi la prossima volta che si aggiornano i dati dall’origine, applica automaticamente tutte le modifiche. Non si deve rifare nulla manualmente.

L’Editor di Power Query

L’Editor di Power Query è uno strumento potentissimo nascosto dentro Excel. È come avere un mini-ETL (Extract, Transform, Load) integrato nel foglio di calcolo. Consente di:

• Rimuovere i duplicati;
• Filtrare le righe in base a determinate condizioni;
• Dividere le colonne per i delimitatori;
• Unire le colonne;
• Cambiare i tipi di dati;
• Sostituire i valori;
• Raggruppare e aggregare;
• Unire le tabelle da origini diverse;
• Creare le colonne calcolate;
• Applicare le trasformazioni condizionali.

Tutto questo senza scrivere codice. C’è un linguaggio sottostante (M language) che Power Query usa, ma l’interfaccia visuale lo genera automaticamente. È possibile vedere le operazioni che si fanno tradotte in codice M. Chi è un po’ più esperto può anche modificare il codice direttamente.

Origini dati supportate

Power Query su Excel online supporta diverse origini, come File Excel; CSV e file di testo, XML, JSON, Database SQL Server e SharePoint Online. Non è la lista completa della versione desktop (che ha decine di connettori: Azure, Oracle, MySQL, API web, cartelle, e altro), ma copre i casi d’uso più comuni.

Microsoft ha detto che aggiungerà altre origini dati in futuro. Probabilmente Azure prima di tutto, visto che è il cloud di casa. Poi magari altri database e servizi enterprise.

Autenticazione

Quando ci si connette a un’origine dati, Power Query chiede di autenticarsi. Il tipo di autenticazione suggerito dipende dall’origine, un file Excel non richiede credenziali, un database SQL Server sì. È possibile cambiare il tipo di autenticazione se necessario. Ad esempio, se ci si connette a SQL Server, si può usare l’autenticazione Windows, SQL Server, o token Azure AD. Dipende da come è configurato il database.

Questa parte è un po’ macchinosa, soprattutto per chi non è abituato. Ma è necessaria. Se si importano i dati da fonti esterne, serve l’autenticazione. Altrimenti chiunque potrebbe accedere a database aziendali semplicemente aprendo un foglio Excel.

Cookie di terze parti richiesti

Microsoft avverte che il browser deve avere i cookie di terze parti abilitati per supportare alcune funzionalità di Power Query. Per chi usa la modalità di navigazione privata o ha bloccato i cookie di terze parti per privacy, alcune cose potrebbero non funzionare.

È il solito conflitto tra privacy e funzionalità. I cookie di terze parti sono usati per il tracciamento pubblicitario, ma anche per l’autenticazione e le connessioni tra servizi. Bloccarli migliora la privacy, ma va a intaccare certe funzioni.

Chi usa Power Query su Excel online, probabilmente dovrà abilitare i cookie di terze parti almeno temporaneamente. O usare la versione desktop se si vuole evitare.

Excel online diventa sempre meno limitato

Per anni, Excel online è stato una versione castrata di Excel desktop. Era possibile aprire file, modificare celle, usare formule base, ma le funzioni avanzate mancavano tutte. Pivot complesse, macro, componenti aggiuntivi, Power Query, tutto solo su desktop. Ora Microsoft sta colmando il gap. Non ci siamo ancora, ma siamo sulla buona strada.