Outlook down: come leggere le mail e continuare a lavorare

Un preventivo da rileggere, un numero di telefono nascosto in una firma, una risposta che doveva partire dieci minuti fa. Quando Outlook si pianta, le cose più banali diventano irraggiungibili. Ma prima di dichiarare tutto perduto, meglio guardare nel computer: una parte della posta potrebbe essere ancora lì, ferma e al sicuro.

Cosa sta succedendo su Outlook?

Il guasto di Microsoft 365 è cominciato giovedì 12 novembre e ha preso di mira soprattutto le caselle Exchange Online, il calendario di Teams e alcune funzioni di Copilot. Nel bollettino di venerdì 13 novembre alle 11:01, Microsoft parlava di un ripristino graduale e ancora a singhiozzo.

La prima regola è non toccare niente. Non svuotate la cache e non fate reset della password a raffica per “sbloccare” la situazione. Il problema sta sui server, non sul PC. Cancellare le copie locali significherebbe segare il ramo su cui si è seduti, si perderebbe l’accesso a quei messaggi fino alla prossima sincronizzazione riuscita, che nessuno sa quando arriverà.

Se si usa la modalità Exchange con cache di Outlook classico, sul disco c’è una copia locale della posta. I messaggi scaricati prima del guasto dovrebbero essere ancora leggibili. Basta andare su Invia/Ricevi > Lavora offline e Outlook smette di bussare a un server che non risponde, lavorando solo sulla copia. Quando il servizio torna, bisogna ricordarsi di spegnere l’opzione. C’è un limite: per gli account Exchange e Microsoft 365 la sincronizzazione copre di default solo gli ultimi 12 mesi, quindi una mail più vecchia potrebbe mancare.

Per quanto riguarda il nuovo Outlook. Aprire Impostazioni > Generale > Offline. Di solito l’accesso senza connessione è già attivo e conserva 30 giorni di posta. Sono inclusi le cartelle standard (posta in arrivo, posta inviata) e i preferiti. Una mail finita in una cartella personalizzata, non inclusa, può non esserci. Conta anche lo spazio libero sul disco e quanto si era sincronizzato prima dello stop.

C’è poi un’avvertenza da tenere a mente: se il nuovo Outlook è già aperto e mostra i messaggi, non bisogna chiuderlo finché le acque non si calmano. Microsoft dice che per aprirlo o riavviarlo serve una connessione.

Mac, iPhone e Android

Anche Outlook per Mac può lavorare sui dati salvati in locale. Su iPhone e Android si può provare con gli scambi già scaricati nell’app, ma tutto dipende dalla sincronizzazione e dalle regole della propria azienda. Gli allegati non sempre viaggiano con il messaggio, quindi un PDF importante potrebbe essere rimasto dall’altra parte.

Se si deve scrivere, meglio salvare in bozza. Un messaggio finito nella posta in uscita può partire da solo al ritorno del servizio, quando magari è già vecchio, superato o imbarazzante. Prima di riprendere la vita normale, bisogna dare un’occhiata a quella cartella.

Due promesse che non vanno prese per buone. Attivare un’opzione adesso non scarica i messaggi rimasti sui server in panne: le opzioni offline funzionano solo con ciò che sta già sul dispositivo. E installare un’altra app di posta non serve a niente, perché se la casella vive nei data center Microsoft, dipende comunque dai servizi in tilt.

I file

Per i documenti, aprire Esplora file di Windows e guardare la colonna Stato di OneDrive. Una nuvola blu significa che il file esiste solo online e senza il servizio non si apre. Una spunta verde, su fondo bianco o dentro un cerchio verde pieno, dice che il file è davvero sul PC. Per tenere a portata di mano un documento vitale, cliccare col tasto destro e scegliere Mantieni sempre su questo dispositivo. Funziona però solo se OneDrive riesce ancora a scaricarlo, quindi per i file che sono già nel limbo non c’è niente da fare.

Se Word ed Excel sono installati e attivati, si possono usare per lavorare sui file locali. Se si hanno solo le versioni web, LibreOffice e ONLYOFFICE Desktop Editors sono alternative gratuite. Nessuno dei due, però, tirerà fuori un documento rimasto chiuso nel cloud.

Per le emergenze

Se qualcosa non può aspettare, è il caso di usare un canale che funzioni e che l’azienda autorizzi: telefono, SMS, un’altra app di messaggistica. Un indirizzo di emergenza fornito o approvato dall’azienda permette di scambiare nuove mail, ma non fa comparire quelle destinate alla propria casella Microsoft.

Per seguire l’evoluzione del guasto ci sono la pagina di stato dei servizi Microsoft e l’account Microsoft 365 Status su X.