Trello: come lavorare su bacheche, liste e schede

Trello è un valido strumento di project management che consente di dividere i collaboratori su differenti bacheche, separando i task in liste e schede.
Trello è un valido strumento di project management che consente di dividere i collaboratori su differenti bacheche, separando i task in liste e schede.

Trello è un sistema di project management che consente di creare una vera e propria organizzazione online per consentire a chi lavora in remoto di coordinarsi su task, progetti, incarichi e flussi operativi. Lungi dal configurarsi come una piattaforma di smart working maggiormente organica (quale potrebbe essere Microsoft Teams), Trello ha il vantaggio di essere estremamente agile, di facilissima adozione e perfettamente calzante per piccole realtà che intendono approcciare una prima forma di coordinamento online dei propri sistemi di lavoro. Non mancano comunque funzioni avanzate per aziende di maggiori dimensioni e maggiori necessità, il che lo proietta in un ambito concorrenziale con Asana e altri strumenti di project management di questo calibro.

Non è un passaggio banale quello da una organizzazione di tipo tradizionale ad una che preveda distanza e isolamento tra i collaboratori. Per questo motivo strumenti come Trello possono essere il passaggio giusto per un primo assaggio, per valutare se si è pronti ad una forma organizzativa di questo tipo, così da valutare in seguito come e se evolvere la scelta della piattaforma in uso.

Trello su tablet

Trello, infatti, ha anzitutto una combinazione estremamente favorevole per un primo impatto: è gratuito ed è molto semplice. Ecco le caratteristiche principali.

Bacheche, liste e schede

Una bacheca di Trello è un elenco di liste, piede di schede, usate da te e dal tuo gruppo.

Le bacheche sono il primo punto di riferimento poiché rappresentano la prima grande suddivisione formale delle tematiche, potendo ad esempio suddividere una stessa organizzazione in differenti team.

Le liste presenti all’interno di ogni singola bacheca sono organizzazioni verticali solitamente dedicate a specifici argomenti, dividendo ad esempio le idee da approvare rispetto a quelle approvate, quelle in lavorazione da quelle terminate, eccetera.

Le schede sono i riferimenti relativi ai singoli compiti e rappresentano l’unità più piccola gestibile dal sistema. Dentro ogni scheda si possono inserire una molteplicità di contenuti: testo, immagini, link e dettagli vari, affinché il singolo lavoro possa essere descritto compiutamente, discusso ed in fine organizzato nella giusta lista e nella giusta bacheca.

Apri una scheda e puoi aggiungere commenti, caricare file allegati, creare checklists, aggiungere etichette, date di scadenza e altro ancora.

Una volta invitato un utente su di una specifica bacheca, lo si può invitare a collaborare nella gestione delle schede e delle liste, lavorando così a quattro o più mani sul medesimo progetto. Ogni singola bacheca può essere personalizzata dal punto di vista grafico (elemento non soltanto fine a sé stesso: consente di capire visivamente in quale tipo di “ambiente” si sta lavorando), ma ha limiti oggettivi in termini di spazio che possono rendere a volte ostica l’organizzazione di contenuti quando le schede o le liste sono in numero eccessivo.

Trello su desktop

Prezzi e versioni

Trello è un servizio gratuito che, nella sua versione base, consente di adoperare gran parte delle funzioni essenziali senza bisogno di alcun investimento. Chiaramente questo tipo di operazione ha però dei limiti, superabili soltanto attraverso la stipula di abbonamenti mensili del costo variabile tra 9,99 euro (Business Class) e 20,83 euro (Impresa). I vari profili sono descritti su un apposito comparatore e le differenze sono spiegate a seguito:

Versione gratuita

La versione basic del servizio prevede un numero illimitato di bacheche, ma impone limiti specifici a quel che si può fare sulla singola scheda. Ad esempio prevede allegati per un massimo di 10MB (non certo quanto sufficiente per progetti con file di una certa caratura, anche soltanto per scambiare video ad alta definizione) ed un solo “power-up” (funzioni aggiuntive).

Ogni singola operazione è limitata, insomma, il che rende Trello una buona bacheca per gli appunti, ma senza intelligenza aggiuntiva a disposizione per l’amministratore.

Business Class (9,99 euro per utente al mese)

Il pagamento di una fee che arriva poco oltre i 100 euro annuali offre un grande numero di opportunità ai singoli collaboratori, generando quello che è un vero e proprio ambiente collaborativo. La logica è chiara: non solo si potenziano le possibilità per l’amministratore della bacheca, ma si offre ad ogni singolo utente invitato delle possibilità interattive in più per una logica vera di “team”.

La differenza la fanno soprattutto i “power-up”, illimitati: funzioni quali campi personalizzati, ripetitori di schede, vista a calendario o mappa, nonché voti e integrazioni per altre app, rappresentano un vero e proprio boost alle possibilità di Trello. Tra gli aspetti più interessanti della funzione a pagamento si segnalano anche le richieste http e le notifiche via mail, cosa che trasforma la bacheca in un vero e proprio motore “push”.

Con checklist e date di scadenza, non perderai attività importanti, date imminenti o elementi. E con il Power-Up Calendario, il tutto è in una bella visualizzazione a calendario dentro Trello. Oppure usa il feed iCal nella tua app di calendario.

Gli allegati arrivano a 250MB, aprendo quindi a molte opportunità collaborative in più: un orizzonte differente, senza limiti, che trasforma una bacheca di interdialogo in una vera e propria piattaforma operativa.

Impresa (20,83 euro per utente al mese per 100 utenti)

Questo tipo di abbonamento ribalta la logica del pagamento mettendo Trello direttamente nelle mani della grande azienda che intende organizzare i propri team su questo tipo di piattaforma. A parte una serie di accorgimenti di tipo “corporate” (quali ad esempio l’amministrazione centrale di permessi e “power-up”), le funzioni sono infatti uguali in tutto e per tutto al profilo “business class”, dal quale si differenzia pertanto principalmente nelle modalità di pricing e nella scontistica per volume.

Desktop, Web e Mobile

Trello è immaginato per consentire un facile accesso alle bacheche da qualsiasi postazione, mettendo a disposizione dell’utente tanto una piattaforma Web, quanto applicazioni per mobile (iOS e Google Play) e per desktop (macOS e Windows).

Trello funziona in tempo reale, molto velocemente. Quando qualcuno sposta una scheda, la modifica è applicata all’istante, qualsiasi dispositivo tu stia utilizzando. Puoi tenere aperta la scheda tutto il giorno senza dover mai aggiornare. In più, Trello si apre e carica così rapidamente che non te ne accorgerai nemmeno.

Per ogni utente invitato, si segnala la disponibilità di un “Trello Gold“, ossia un mese di piene funzionalità a titolo gratuito: un modo come un altro per favorire il passaparola sulla piattaforma, offrendo in regalo un mese ulteriore di operatività a regime (utile per un test gratuito di lungo periodo prima di passare eventualmente alla versione a pagamento.

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30 03 2020
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