I migliori software CRM per le PMI del 2022

I migliori software CRM per le PMI del 2022

Cos'è un software CRM e come funziona? Ecco tutto ciò che c'è da sapere e l'elenco dei migliori software per le PMI tra quelli in circolazione.
Cos'è un software CRM e come funziona? Ecco tutto ciò che c'è da sapere e l'elenco dei migliori software per le PMI tra quelli in circolazione.

L’importanza dei dati personali oggi non può essere trascurata, soprattutto per assicurarsi di gestire in modo corretto ed efficiente la grande mole di dati dei propri clienti, fornitori e partner.

Per questo motivo è bene conoscere nel dettaglio i software gestionali di Customer Relationship Management, in grado di semplificare e ottimizzare questo aspetto cruciale per il business. In questa guida spiegheremo cosa sono e come funzionano i software CRM, descrivendo le caratteristiche dei migliori tool CRM presenti sul mercato.

Che cos’è un software CRM?

CRM è l’acronimo di Customer Relationship Management, espressione che in italiano significa letteralmente “gestione del rapporto con i clienti”. Un software CRM è quindi un programma gestionale che consente alle aziende di organizzare al meglio le relazioni con la propria clientela.

Tale definizione può però risultare un po’ semplicistica. Anno dopo anno, infatti, i CRM si sono evoluti e sono diventati indispensabili per molte aziende: se inizialmente un software CRM si limitava all’ottimizzazione della gestione dei rapporti tra azienda e clienti, oggi la loro sfera di influenza include anche aspetti come marketing, produttività e vendite.

A proposito di marketing, uno dei compiti principali di un buon CRM è individuare nuovi potenziali contatti (noti anche come lead), permettendo all’azienda di convertire tali contatti in clienti.

Un ulteriore aspetto chiave riguarda l’aumento delle vendite. Un sistema CRM favorisce l’incremento dei ricavi offrendo prodotti o servizi che rispondono alle reali esigenze della clientela, per esempio, oppure costruendo un percorso di vendita più efficace.

Esistono tre principali tipologie di software CRM:

  • commerciale: nella maggior parte dei casi rientrano in un sistema ERP (Enterprise Resource Planning, ossia “pianificazione delle risorse d’impresa”), e necessitano di costi maggiori, sia per la licenza che per la manutenzione.
  • open source: solitamente sono gratuiti o presentano costi minori, non avendo costi di licenza e non richiedendo manutenzione. Questi richiedono però delle competenze informatiche da parte di chi li utilizza.
  • cloud: meglio noti come soluzioni SaaS (Software as a Service), sono di solito dei software più economici e rapidi. Il fornitore offre sia l’hardware che il software del CRM, mentre l’utente necessita soltanto di una connessione a Internet e di un dispositivo in grado di collegarsi al web.

Come funziona un software CRM?

Per capire le potenzialità e i vantaggi dell’uso di un programma CRM in azienda, approfondiamone prima il funzionamento.

Un software CRM aiuta un’azienda a registrare le informazioni di contatto dei clienti, come l’indirizzo email, il numero di telefono, il profilo social e il canale di contatto preferito. Dopo la registrazione seguono l’organizzazione e il salvataggio delle stesse, in modo che l’azienda le possa avere sempre a disposizione.

sistema CRM

Disporre di un resoconto completo sulla clientela consente di migliorare in modo significativo la gestione dei rapporti con i propri clienti. Di conseguenza, diventa anche più semplice adottare una strategia di marketing tale da presentare offerte via via sempre più efficaci.

Le relazioni commerciali tra azienda e cliente col passare degli anni sono diventate sempre più complesse; diventa quindi importante non limitarsi a una concezione semplicistica e ormai superata delle stesse. Analizzando le informazioni raccolte, infatti, si possono definire con più precisione quali sono le esigenze e preferenze dei clienti e adeguare le campagne di marketing presenti e future, in modo da aumentare le vendite e il rendimento.

Alcuni CRM sono basati su cloud, caratteristica che offre alcune funzioni innovative, come l’analisi avanzata dei dati fatta sfruttando le potenzialità dell’intelligenza artificiale. Si possono poi annoverare altri vantaggi, tra cui riduzione dei costi iniziali, scalabilità, sicurezza e velocità di implementazione.

I migliori software CRM del 2022

Nell’elenco che segue descriveremo le caratteristiche dei migliori tool CRM attualmente disponibili sul mercato.

Alcuni dei programmi CRM che abbiamo inserito nella lista sono gratuiti e presentano alcune funzionalità basilari adatte anche alle piccole e medie imprese. App di questo tipo sono di grande aiuto per fidelizzare i clienti gratis e in alcuni casi non hanno nulla da invidiare alle suite a pagamento, comprendendo strumenti utili per ottimizzare e innovare il percorso di vendita, ridefinire le campagne di marketing e anche per migliorare alcuni processi di amministrazione.

Naturalmente non mancano anche dei sistemi CRM più complessi e pensati per soddisfare anche le esigenze specifiche che possono avere delle realtà aziendali di grandi dimensioni.

Bitrix24

Bitrix24 crm

Il primo software CRM che presentiamo è Bitrix24, programma di customer relationship management tra i più completi e consigliati nel panorama italiano.

La suite di Bitrix24 comprende infatti un CRM open source ritenuto uno dei migliori in circolazione. La versione gratuita rappresenta una soluzione particolarmente utile per le piccole e medie imprese, offrendo un valido aiuto per aspetti come vendite, marketing, HR e customer service.

Il piano Free (gratis) presenta infatti degli strumenti utili per un’attività di CRM basilare, un numero di utenti illimitato e uno spazio fino a 5 GB; può essere quindi utilizzato per testarne il funzionamento, in modo da passare poi eventualmente a uno dei piani a pagamento.

I piani di abbonamento a pagamento, invece, sono quattro: Basic (49 euro al mese), Standard (99 euro al mese), Professional (199 euro al mese) e Enterprise (399 euro al mese).

Ecco le principali differenze tra i vari piani proposti da Bitrix24:

FreeBasicStandardProEnterprise
Prezzo mensilegratuitoda 49 €da 99 €da 199 €da 399 €
Spazio5 GB24 GB100 GB1.024 GB3 TB
Numero utentiillimitato55010010.000
Account email per utente0151010
Catalogo prodottiillimitato3.0005.000500.000illimitato
Chat interna
Lead
Preventivi
Sales intelligence
Automazione
Assistenza prioritaria

Tra i principali vantaggi di Bitrix24 troviamo il suo essere un software molto versatile (comprendendo un gran numero di funzionalità utili per la gestione dei clienti) e automatizzato per alcuni processi di vendita e marketing, cosa che semplifica non poco questo importante aspetto del business. Proprio la sua versatilità implica una grande possibilità di personalizzazione.

Pro
Contro
Pro
  • Versatilità e personalizzazione
  • Automazione di alcuni processi
  • Software open source
  • Versione gratuita disponibile
  • Interfaccia esteticamente gradevole
Contro
  • Potrebbe risultare difficile da configurare (per gli utenti meno esperti)
  • Usabilità migliorabile per alcune funzionalità specifiche

Salesforce

salesforce software crm

Salesforce è uno dei migliori software CRM per le aziende e ha da tempo sposato la tecnologia cloud, con tutti i vantaggi che ne conseguono. La suite presenta numerosi tool utili per diversi aspetti del business, dalle vendite al marketing, passando per l’assistenza e l’analisi.

Il sistema CRM di Salesforce è disponibile in quattro piani di abbonamento: Essentials (25 euro al mese), Professional (75 euro al mese), Enterprise (150 euro al mese) e Unlimited (300 euro al mese); questi ultimi si rivolgono a imprese di dimensioni più importanti, che richiedono l’uso di servizi altamente personalizzati.

Essendo basato su cloud, Salesforce presenta dei costi minori rispetto ai CRM classici e agli open source. Chi ha usato il software lamenta invece la mancanza di supporto h24, oltre alla configurazione personalizzata che risulta non molto semplice e intuitiva in alcuni casi (in particolar modo per i report).

Pro
Contro
Pro
  • Piani di abbonamento economici
  • Ottima usabilità
Contro
  • Assistenza non disponibile 24/7
  • La personalizzazione potrebbe risultare complicata in alcuni casi

Notion

Notion software crm

Notion è un tool multipiattaforma che offre la possibilità di creare anche un CRM efficace, tra le altre cose. Le sue numerose feature e l’elevata possibilità di personalizzazione lo hanno reso uno degli strumenti per la produttività più usati al mondo.

Notion è disponibile in quattro piani, uno gratuito (Personal) e tre a pagamento, ossia Personal Pro (4 $ al mese), Team (8 $ al mese) ed Enterprise (con prezzo da concordare con il team di Notion). I prezzi sono più bassi e accessibili rispetto ai competitor, ma il tool presenta delle limitazioni che potrebbero essere d’ostacolo per alcuni utenti.

Utilizzato come programma CRM, Notion include alcune funzioni di automazione base (come l’invio di notifiche via email o i promemoria), ma queste restano comunque limitate. Notion ha infatti una apprezzabilissima struttura relazionale, che è anche uno dei suoi principali punti di forza, ma un software dedicato dispone di strumenti decisamente più potenti per la gestione dei contatti con i clienti.

Da migliorare invece il supporto relativo ai backup, quindi alla conservazione e al recupero dei dati, che al momento risulta ancora troppo limitato.

Pro
Contro
Pro
  • Struttura relazionale
  • Costi accessibili
Contro
  • Funzionalità di automazione limitate
  • Supporto limitato per backup e recupero dati

Zoho

zoho software crm

Anche il CRM Zoho rientra tra i migliori software gestionali per clienti per le PMI. Il programma consente di tracciare le vendite critiche, analizzare le migliori opportunità di marketing e incrementare i tassi di conversione per il proprio business. Inoltre, l’utente viene affiancato da un assistente alle vendite basato sull’AI.

Zoho comprende diversi tool (come quelli per la gestione del territorio e per le previsioni di vendita) che aiutano le piccole e medie imprese a ottenere il massimo dai propri investimenti.

I piani di abbonamento al software CRM Zoho sono quattro: Standard (14 euro al mese), Professional (23 euro al mese), Enterprise (40 euro al mese) e Ultimate (52 euro al mese). Tutti i profili prevedono un periodo di prova gratuita di 15 giorni, utile per testare le potenzialità della piattaforma e valutare se fa al caso proprio.

Pro
Contro
Pro
  • Uso dell'intelligenza artificiale
  • Numerosi tool per la gestione delle performance
Contro
  • Assistenza clienti migliorabile
  • Assenza di app mobile

Jira

jira software crm

Jira è un software basato su cloud e sviluppato dalla compagnia tech australiana Atlassian. Associato spesso a progetti e soluzioni per team di sviluppatori, Jira è un software molto versatile e può essere infatti impiegato anche come software CRM, per le funzioni relative alla gestione dei clienti.

Tra le più importanti caratteristiche di Jira troviamo infatti il salvataggio delle informazioni relative a contatti e aziende, una cronologia completa dei contatti e una chiara visualizzazione dei piani di vendita. Ottimo anche l’aspetto della reportistica, che consente di ottenere resoconti molto dettagliati e utili per analizzare i progressi e migliorare l’attività di business.

Jira propone quattro piani in totale, di cui uno Free (gratuito) e tre a pagamento, ossia: Standard (7,50 $ al mese), Premium (14,50 $ al mese) ed Enterprise (con prezzi personalizzati). Per i piani Standard e Premium è prevista una prova gratuita di 7 giorni.

Pro
Contro
Pro
  • Software molto versatile
  • Possibilità di ottenere dati e report dettagliati e approfonditi
Contro
  • Configurazione iniziale un po' ostica per gli utenti meno esperti
  • Assenza di strumenti di comunicazione interni alla suite (es.: chat)

Airtable

airtable software crm

Airtable è un tool che offre numerosi strumenti per la produttività del team e la gestione del lavoro. Si presenta come un foglio di calcolo avanzato, che le PMI possono usare come CRM, per la pianificazione di un progetto e la gestione delle attività; Airtable dà quindi la possibilità di creare un database personale e utilizzarlo per salvare ogni tipologia di dato, incluse quindi le informazioni su clienti, fornitori e partner aziendali.

Tra i punti di forza di questo tool troviamo la capacità di dialogare con molti software di terze parti, come Mailchimp, GSuite, Dropbox, Slack, Stripe, Asana, Basecamp e Zapier.

L’uso di Airtable come CRM è possibile tramite la sottoscrizione di uno dei quattro piani disponibili: Free (gratuito), Plus (10 $ al mese per ogni utente), Pro (20 $ al mese), Enterprise (prezzo personalizzato); i piani a pagamento Plus e Pro offrono anche un periodo di prova gratuita di 14 giorni.

Pro
Contro
Pro
  • Personalizzazione
  • Integrazione con diversi altri software
Contro
  • Prezzi intesi per singolo utente
  • Funzionalità di automazione limitate

Vtiger

vtiger software crm

A differenza di altri prodotti, Vtiger nasce come software open source CRM destinato alle piccole e medie imprese. La piattaforma CRM di Vtiger è completa di tutti gli strumenti per gestire il processo di vendita dall’inizio alla fine, coprendo con successo le aree marketing, vendite, ordini e supporto.

Vtiger CRM ha un costo di 42 $ (per utente) al mese e mette a disposizione una prova gratuita di 15 giorni. Per rendere più versatile la piattaforma, è possibile acquistare singole app al prezzo di 30 $ al mese (sempre considerando il prezzo per singolo utente).

Notevole la qualità del supporto dedicato ai clienti, raggiungibile 24/7.

Pro
Contro
Pro
  • Affidabile e pensato per le PMI
  • Assistenza disponibile 24/7
Contro
  • Usabilità migliorabile
  • Prezzi intesi per singolo utente

Odoo

odoo software crm

Odoo è un CRM open source che offre una suite interamente personalizzabile e integrata. Ideale per accrescere il business delle piccole e medie imprese, Odoo propone numerosi tool capaci di soddisfare ogni necessità delle aziende lato vendite, marketing, contabilità, produzione e inventario.

La suite Odoo prevede un unico piano da 10 euro al mese per singolo utente. A ciò si devono poi aggiungere le app integrate, a partire proprio dall’applicazione CRM, il cui costo è di 12 euro al mese. Se si scelgono altre app quali Vendite, Fatturazione e Contabilità, il prezzo inizia ad aggirarsi intorno ai 50 euro al mese per utente.

Pro
Contro
Pro
  • Soluzione molto versatile
  • Funzioni integrate in un'unica soluzione
Contro
  • Prezzi intesi per singolo utente
  • Manutenzione difficile e dispendiosa se non si è esperti
  • Costo elevato se si aggiungono app al piano base

Facebook Workplace

facebook workplace crm

Facebook Workplace è un tool sviluppato nel 2017 per organizzare al meglio le attività di un team di lavoro che deve gestire pagine social. Si distingue da tanti altri software per l’interfaccia intuitiva e per i costi alla portata di qualsiasi azienda.

Parlando invece di funzionalità, gli utenti possono creare, modificare e condividere progetti aziendali, mostrare le proprie idee di business ai collaboratori esterni e avviare chat o videoconferenze all’interno dell’azienda. Inoltre, Facebook Workplace prevede l’integrazione con HubSpot CRM, per una migliore gestione dei clienti.

Il piano iniziale di Workplace, denominato Core, costa 4 $ al mese per utente. Esistono poi i componenti aggiuntivi, come Gestione e assistenza migliorate o Enterprise Live, ciascuno disponibile a 2 $ al mese per singolo utente. Per questo tool è possibile sfruttare un periodo di prova gratuito di 30 giorni.

Pro
Contro
Pro
  • Usabilità ottimale, interfaccia intuitiva
  • Prezzi accessibili
Contro
  • Basso livello di integrazione con app terze (ad eccezione di HubSpot CRM)

HubSpot CRM

hubspot software crm

HubSpot CRM è un programma CRM che risulta piuttosto facile da usare e flessibile, quindi adatto sia ai team di vendita che alle piccole e medie imprese. Permette di tracciare e analizzare l’attività di vendita in tempo reale, condividere documenti, programmare incontri e dialogare con i clienti tramite live chat.

Fino a un milione di contatti, il software CRM di HubSpot è gratuito, ma presenta delle funzionalità piuttosto limitate. Se invece si vogliono funzionalità aggiuntive, è necessario sottoscrivere un piano di abbonamento. Si parte dai 45 $ al mese per il piano Starter, per poi passare ai 450 $ per il piano Professional, fino ai 1.200 $ per l’account Enterprise.

Non male la possibilità di integrare HubSpot con altre app, per gestire tutto da un unico luogo.

Pro
Contro
Pro
  • Integrazione completa e semplice con altre app
  • Il piano gratuito comprende fino a 1 milione di contatti
Contro
  • Piano gratuito con funzionalità limitate
  • Test A/B disponibile solo per i piani Professional e Enterprise

Come scegliere il miglior CRM per la tua azienda

Vediamo ora quali sono le caratteristiche principali da valutare nella scelta di un buon CRM aziendale:

  • Flessibilità: un software CRM deve essere in grado di adattarsi a diversi metodi di organizzazione delle attività, presentando possibilmente anche diverse opportunità di integrazione con app esterne.
  • Integrazione: un CRM aziendale efficiente dovrebbe essere in grado di dialogare con altri sistemi e app di terze parti, per un flusso di lavoro più efficiente.
  • Affidabilità: poiché il CRM dovrà memorizzare, organizzare e analizzare i dati, è fondamentale che siano contemplati backup e recupero dei dati agevole e immediato.
  • Scalabilità: dato che quando si investe in un CRM ci si aspetta un aumento di vendite e di clienti, è bene scegliere un CRM che si riveli adatto a eventuali cambiamenti senza comportare delle spese elevate.
  • Compatibilità: i migliori CRM per aziende sono disponibili e utilizzabili contemporaneamente su PC, smartphone e tablet. In questo modo i dipendenti hanno accesso in tempo reale e ovunque si trovino alle funzioni del programma di Customer Relationship Management.
  • Prezzo: l’uso di un buon software o di una suite CRM non implica necessariamente una spesa economica importante. Un software come Bitrix24 per esempio è gratis e al tempo stesso affidabile e completo, dunque ottimo per le PMI. A fronte di una spesa ridotta o inesistente, quindi, si potranno sfruttare tutte le potenzialità di uno strumento pensato per ottimizzare la gestione del proprio business.

Quali sono i vantaggi di un software CRM?

Per quali motivi un’azienda dovrebbe puntare su un software CRM per migliorare la gestione dei contatti con i propri clienti e per l’incremento delle vendite?

Ecco i principali vantaggi offerti da un programma di questo tipo:

  • Favorisce l’innovazione dell’azienda: un software CRM spinge l’azienda all’innovazione e alla crescita grazie alla digitalizzazione e all’integrazione dei processi.
  • Focalizza l’attenzione sui dati: avvalersi di un CRM per la gestione dei clienti consente ai venditori di prendere decisioni basate su dati e insights. Ciò fa sì che le offerte e le azioni di follow-up siano notevolmente più efficaci, proprio perché basate su dati concreti.
  • Mette in luce il valore dei clienti: un programma CRM permette di capire quali sono gli interessi specifici dei clienti e che cosa li rende più o meno propensi all’acquisto. Per l’azienda sarà quindi più semplice riconoscere e valorizzare i clienti più redditizi o dall’elevato potenziale, sviluppando di conseguenza delle strategie efficaci per fidelizzazione e retention.
  • Consente di reagire alle variazioni del mercato: altro grande vantaggio di un software per la gestione dei clienti è offrire una panoramica chiara e aggiornata del settore di riferimento. Grazie all’analisi eseguita dal CRM è possibile intuire in quale direzione stia andando il mercato, mettendo in atto i provvedimenti più efficaci per non perdere competitività.

Conclusioni

In questa guida abbiamo spiegato l’importanza di un buon software CRM, sia per le PMI sia per le aziende di grandi dimensioni. Un programma CRM consente infatti di gestire in maniera ottimale contatti e informazioni relative ai propri clienti e alle vendite, dando la possibilità di organizzarli e analizzarli allo scopo di adeguare anche le strategie di marketing.

La scelta del miglior programma CRM per il proprio business dipende da diversi fattori, motivo per cui è bene valutare con cura ogni aspetto e funzionalità, confrontando le caratteristiche dei software più noti e apprezzati tra quelli presenti sul mercato.

In linea generale, soprattutto nel caso in cui si stia cercando un sistema CRM per una PMI, consigliamo di prediligere dei software gratuiti o con periodo di prova gratuita. Alcune suite, infatti, presentano funzionalità basilari ma comunque più che sufficienti per una piccola o media impresa, consentendo l’ottimizzazione della relazione azienda-cliente e del miglioramento delle performance di vendita.

Domande frequenti sui migliori software CRM

Cosa vuol dire l’acronimo CRM?

L’acronimo CRM sta per Customer Relationship Management, letteralmente “gestione delle relazioni con i clienti”. In genere con il termine CRM, o Customer Relationship Management, ci si riferisce a un software che aiuta le imprese a gestire le relazioni con i clienti effettivi e potenziali.

Come funziona un software per la gestione dei clienti?

Un software CRM è capace di raccogliere e organizzare una grande mole di informazioni sui clienti, per analizzarle e definire così le mosse migliori in base alle reali esigenze dei clienti e del mercato.

Un buon programma CRM è in grado di adattare in tempo reale qualsiasi campagna di marketing con l’obiettivo di aumentare il numero di vendite e i relativi guadagni. Inoltre, consente di migliorare la soddisfazione e la customer experience.

Cosa valutare per scegliere il miglior CRM?

Ogni impresa adotta criteri differenti per scegliere il software CRM, ma in generale un buon software gestionale per i clienti deve essere facile da usare e personalizzabile. Inoltre, deve consentire alle PMI di ottenere un reporting completo su un’ampia mole di dati, integrarsi con altre piattaforme di marketing e ottimizzare le attività dell’azienda.

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