Google Workspace, tutto quello che c'è da sapere

Google Workspace è un nuovo pacchetto di servizi proposto da Google. In realtà è molto simile a G Suite ma con molti vantaggi, vediamo quali.
Google Workspace è un nuovo pacchetto di servizi proposto da Google. In realtà è molto simile a G Suite ma con molti vantaggi, vediamo quali.

Poco più di un mese fa è nato Google Workspace. In realtà l’azienda di Mountain View ha semplicemente ribattezzato l’insieme dei propri servizi web di software e produttività per il cloud computing da sempre conosciuto come G Suite. Non è stata una scelta casuale però, in quanto il gigante californiano mira a scontrarsi sul mercato con Microsoft 365. Come vedremo infatti ci sono dei punti in comune in termini di funzionalità, considerando soprattutto al diffusione dei due pacchetti. Del resto quello targato Big G è utilizzato da più di 5 milioni di organizzazioni nel mondo, tra cui il 60% delle aziende della classifica Fortune 500.

Che cos’è Google Workspace?

Come detto in apertura, Google Workspace è una suite di software e strumenti di produttività per il cloud computing e per la collaborazione, offerta in abbonamento dall’azienda di Mountain View. Include tutta una serie di applicazioni web (tra cui Gmail, Hangouts, Calendar, Drive etc.) che, nonostante siano di base gratuite per gli utenti privati, vengono inserite in Workspace con specifici vantaggi pensati per le aziende: indirizzi email personalizzati in base al dominio, 30 GB di spazio minimo di memorizzazione per documenti ed email ad utente; assistenza telefonica e tramite email 24 ore su 24.

In quanto soluzione di cloud computing, offre un approccio diverso rispetto ai software di produttività personale per l’ufficio in commercio, offrendo l’hosting delle informazioni dei clienti nella rete di data center sicuri di Google, o su server tradizionali gestiti internamente e fisicamente nelle sedi aziendali.

Le app di Google Workspace

Passiamo adesso ad analizzare singolarmente le applicazioni incluse in Google Workspace. Come vedremo, si tratta di servizi che abbracciano i concetti di comunicazione, archiviazione e, ovviamente, collaborazione. In più, a seconda del piano di abbonamento sottoscritto, il gigante californiano include un pannello di amministrazione e Vault per la gestione degli utenti e dei servizi.

Gmail: Google Mail

Annunciato il 1 aprile del 2004, Gmail è diventato rapidamente uno dei servizi di posta elettronica più utilizzati al mondo. È un servizio gratuito supportato da pubblicità al quale è possibile accedere via web o tramite applicazioni che usano i protocolli POP3, IMAP o le API Google. Dispone di 15 Gigabyte di spazio gratuito (condiviso con tutti gli altri servizi offerti da Big G all’utente), ulteriormente aumentabili con pacchetti a pagamento. La versione principale webmail è realizzata in AJAX, è tuttavia disponibile una versione HTML che non necessita di JavaScript.

logo Gmail

Com’è noto l’azienda di Mountain View ha realizzato apposite applicazioni di Gmail per Android e iOS, così da poter utilizzare il servizio anche attraverso smartphone e tablet. All’epoca del suo arrivo sul mercato includeva 1 Gigabyte di spazio d’archiviazione, un quantitativo rivoluzionario per il 2004. È perfettamente integrato il Workspace: gli eventi del proprio Google Calendar vengono regolarmente segnalati attraverso un e-mail, mentre è possibile condividere documenti e fogli di calcolo posta elettronica sfruttando il dialogo con Drive.

Teleconferenza: Google Meet

Google Meet è un’applicazione di teleconferenza sviluppata dall’azienda di Mountain View. Assieme a Google Chat (che consente di creare stanze virtuali e usare bot per automatizzare operazioni ripetitive) costituisce una delle due nuove versioni di Google Hangouts, che dall’ottobre 2019 Google ha iniziato a dismettere. Inizialmente Meet era un servizio di esclusivo uso commerciale. Da aprile 2020, a causa dell’emergenza COVID-19, il servizio è stato reso gratuito per tutti gli utenti con alcune limitazioni.

Le chiamate Meet gratuite possono avere un solo host (creatore della videoconferenza) e fino a 100 partecipanti, rispetto al limite di 250 chiamanti per gli utenti di Workspace. Infine una caratteristica distintiva è la possibilità di collegarsi telefonicamente alla sessione di teleconferenza chiamando un numero italiano con prefisso 02.

Calendario: Google Calendar

Di base si tratta di un Calendario, che consente dunque di avere rapidamente un resoconto dei mesi e dei giorni della settimana. È stato però concepito come un’agenda sulla quale inserire degli eventi. Può dunque essere utilizzato come agenda personale (e dunque come calendario privato), come agenza di un’organizzazione (ovvero come calendario pubblico) o come un’agenda di una risorsa (pensiamo ad esempio a un’aula scolastica o a un campo di calcetto per la gestione delle prenotazioni).

Il creatore del calendario, vale a dire l’utente proprietario,  può decidere chi è autorizzato a vederlo, chi è autorizzato a inserire eventi e chi è autorizzato ad amministrarlo. Una volta creato un evento è possibile inviare l’invito a partecipare ad altre persone. L’invito consiste in un’email (avviene in automatico nel caso in cui il client utilizzato sia Gmail), ma se i destinatari sono a loro volta iscritti a Google Calendar la richiesta apparirà anche all’interno del loro calendario personale. Se l’invito viene accettato, l’evento si inserisce nell’agenda dell’invitato.

Archiviazione: Google Drive

Imprescindibile per gli utenti Android, è il servizio cloud preinstallato su tutti i dispositivi basati sul sistema operativo di Google. Può comunque essere utilizzato attraverso i computer (Windows, macOS o Linux, è indifferente) mediante il browser ma la sua interfaccia strizza l’occhio soprattutto a smartphone e tablet. Il gigante californiano l’ha reso compatibile anche con iOS, per cui nessun problema per l’uso in abbinata ad iPhone e iPad. È prevista una soglia di archiviazione gratuita, superata la quale si passa a piani in abbonamento mensile o annuale.

logo Google Drive

La tecnologia alla base è quella del cloud computing, di cui vi abbiamo parlato in un contenuto dedicato. È basato su software open source, comprende il file hosting, il file sharing e la modifica collaborativa di documenti. La soglia di archiviazione gratuita è pari a 15 Gigabyte (inclusivi dello spazio di memorizzazione di Gmail) e può essere estesa (ovviamente a pagamento) fino a 10 Terabyte. In questo caso il costo è di 49,99 euro al mese, ma esistono ovviamente soglie molto meno costose che partono da 100 Gigabyte (19,99 euro l’anno).

Documenti: Google Docs

È in assoluto il servizio con cui Google Workspace entra in concorrenza con Office 365. Docs è infatti la controparte di Microsoft Word, un’applicativo web che consente di creare e modificare documenti di testo per poi condividerli con chi si ha più bisogno. L’editor realizzato da Big G ricalca quello a cui l’azienda di Redmond ci ha abituato negli anni, con un’interfaccia semplice e intuitiva e tutti i comandi posizionati nella barra degli strumenti in alto. La logica è stata quella di mettere a proprio agio gli utenti con un approccio di questo tipo.

Google Docs è ovviamente integrato perfettamente con tutti gli altri servizi di Workspace. È possibile, ad esempio, modificare un documento in contemporanea con altri membri del nostro abbonamento, potendo visualizzare in tempo reale gli interventi di ciascun utente. La condivisione può avvenire attraverso Gmail e l’archiviazione mediante Drive.

Fogli di calcolo: Google Spreadsheets

È un programma per fogli di calcolo incluso come parte della suite per ufficio offerta dall’azienda di Mountain View in Google Workspace. Anche in questo caso vale il discorso fatto per Docs in merito alla concorrenza con Office 365. Spreadsheets può infatti essere considerando il rivale diretto di Microsoft Excel, con cui condivide le funzionalità e di cui ricalca l’interfaccia grafica. È dunque possibile realizzare tabelle e fogli di calcolo, sfruttando tutte le funzionalità a cui gli utenti sono abituati.

Google Spreadsheets, esattamente come Docs, è integrato perfettamente con tutti gli altri servizi di Workspace. È possibile, ad esempio, modificare un foglio di calcolo in contemporanea con altri membri del nostro abbonamento, potendo visualizzare in tempo reale gli interventi di ciascun utente. La condivisione può avvenire attraverso Gmail e l’archiviazione mediante Drive.

Moduli Google

È uno strumento che consente di raccogliere informazioni dagli utenti tramite un sondaggio o un quiz personalizzato. Le informazioni vengono quindi raccolte e automaticamente collegate a un foglio di calcolo. Il foglio di calcolo è poi compilato con le risposte che gli utenti hanno dato ai sondaggi e ai quiz. Il servizio moduli ha subito diversi aggiornamenti nel corso degli anni. Le nuove funzionalità includono la ricerca di menu, la possibilità di mostrare le domande in ordine casuale, la limitazione delle risposte a una volta per persona, URL più brevi, temi personalizzati.

A partire da ottobre 2014 è possibile, per gli sviluppatori di terze parti, creare nuovi strumenti per aggiungere altre funzionalità ai sondaggi. Questo ha consentito di aumentare esponenzialmente la diffusione e l’utilizzo di Moduli Google, che oggi può dunque essere plasmato a seconda delle specifiche esigenze. Un vantaggio non da poco, specie in alcuni ambiti che prevedono sondaggi per dialogare con i potenziali clienti.

Presentazioni Google

Google Presentazioni è un applicativo di Workspace che consente di creare presentazioni, progetti, moduli.  Non ha bisogno di software per essere utilizzato, ma di una connessione ad internet. Permette ad alunni e docenti (ma anche a colleghi di lavoro) di lavorare insieme, contemporaneamente, con la possibilità di apportare, a distanza, modifiche sulle stesse diapositive. Ogni modifica, inoltre, viene salvata in automatico senza alcun rischio di perdere il lavoro fatto. Il principio di integrazione con la suite di Big G è dunque il medesimo visto per gli altri servizi.

È evidente come si tratti di un rivale di Microsoft Powerpoint. Anche in questo caso l’approccio di Google è stato quello di realizzare un’interfaccia grafica semplice e intuitiva, con tutti gli strumenti posizionati nella barra in alto. Esattamente come avviene con il programma dell’azienda di Redmond.

Google Sites

Google Sites è un’applicazione web gratuita fornita dall’azienda di Mountain View. Permette la creazione di siti web ed è attualmente uno dei servizi base inclusi nel pacchetto Google Apps. Il progetto è nato da JotSpot, una realtà di produzione software aziendale fondata da Joe Kraus e Graham Spencer, cofondatori di Excite. Nel Febbraio 2006 JotSpot è stato nominato come parte di Business 2.0 e nell’ottobre 2006 JotSpot è stato acquisito dall’azienda guidata da Sundar Pichai. Una mossa strategica da un punto di vista prettamente commerciale.

Insomma, un servizio che completa l’offerta di Workspace indirizzandola ancora di più verso professionisti e aziende.

Console amministratore

La Console di Amministrazione per G Suite consente allo staff IT di gestire i dispositivi mobili, gli indirizzi email, le impostazioni di sicurezza e altro ancora da un unico punto, in modo rapido e sicuro. Un punto di comando unico, dove tenere al sicuro tutti i dati aziendali, centralizzati e al riparo da interruzioni di servizio. La logica infatti di questo strumento è particolarmente rivolta al concetto della sicurezza dei dati personali, con particolare riferimento a tutto ciò che ruota attorno al mondo business.

Google Vault

Google Vault è un servizio di G Suite che consente di conservare, cercare ed esportare le email e le chat dell’azienda per rispettare i requisiti di conformità.  Permette, inoltre, di eseguire ricerche anche sui file conservati in Google Drive. Sfrutta dunque la potenza di ricerca con Google e ciò ti consente di recuperare rapidamente informazioni preziose anche dagli account chiusi. Ad esempio permette di raccogliere tutti i documenti necessari all’ufficio legale ed evita di perdere dati in seguito al turnover del personale. Un vantaggio non da poco.

Perché acquistare G Suite se Google offre le app gratuitamente

È un po’ la domanda ricorrente attorno a Google Workspace. Come abbiamo visto infatti nella descrizione dei singoli servizi, l’azienda di Mountain View li offre gratuitamente senza abbonamento. Ci si chiede dunque la logica di passare alla versione a pagamento e il motivo è presto detto. Google Workspace offre una serie di servizi aggiuntivi specifici per le aziende che non sono inclusi nelle applicazioni gratuite Google.

G Suite, novità dal Google Cloud Next

Tra i servizi sono inclusi: email aziendale personalizzata @nomeazienda, il doppio dello spazio di archiviazione nella cloud per Gmail e Drive, assistenza telefonica e via email 24 ore su 24, 7 giorni su 7, garanzia del 99,9% di tempo di attività dell’email aziendale, interoperabilità con Microsoft Outlook, opzioni aggiuntive di sicurezza, come la verifica in due passaggi e il Single Sign-On (SSO), e controlli amministrativi per gli account utente. Nel caso dunque di un utilizzo professionale, diventa indispensabile passare alla versione a pagamento.

Ritorno dell’investimento di Google Workspace

Al fine di comprendere il ritorno dell’investimento garantito da Google Workspace, è fondamentale ricordare il concetto di uptime, vale a dire di affidabilità di funzionamento del servizio, cruciale in ambito aziendale. In tal senso la suite dell’azienda di Mountain View è una delle migliori. G Suite offre infatti un Service Level Agreement (SLA) del 99,9% per i servizi coperti, che negli ultimi anni è stato in realtà superato. Anche a causa del fatto che la posta elettronica è una componente così importante di ogni azienda, G Suite non ha finestre di fermo macchina o di manutenzione programmata. Tutti i data center sono costruiti con infrastrutture ridondanti.

Ma proprio come qualsiasi servizio, non potranno mai essere attivi per il 100% del tempo. Pertanto, è sempre bene aggiungere ai bookmark il pannello di stato di G Suite per gli aggiornamenti su tutti i loro prodotti. In ogni caso, pagare un abbonamento per un servizio che, di fatto, non ha praticamente mai interruzioni consente di poter avere un business perennemente in esecuzione. È questo il grande vantaggio di un servizio del genere che, come abbiamo avuto modo di descrivere nell’apposito approfondimento, è anch’esso basato sulla tecnologia cloud.