Pagamenti non in euro: quanto stai davvero pagando in più?

Se si gestisce un’azienda in Italia, la stragrande maggioranza delle transazioni avviene in euro. Fornitori, clienti, buste paga: quasi tutto rimane all’interno dell’eurozona. Il che va bene, finché funziona.

Questo perché, prima o poi, sarà necessario pagare uno sviluppatore nel Regno Unito, un abbonamento SaaS con prezzo in dollari, un partner logistico in Svezia, un fornitore in Polonia o un libero professionista nella Repubblica Ceca. Questi pagamenti non rientrano nel core business, ma avvengono con una frequenza tale da diventare rilevanti.

E quando si presentano, la maggior parte delle aziende si rivolge direttamente alla propria banca. La banca converte al tasso che applica quel giorno, aggiunge uno spread che raramente viene divulgato in modo chiaro ed effettua il saldo quando lo ritiene opportuno.

Il costo reale si scopre solo a posteriori. Secondo le stime del settore, i margini di guadagno sulle operazioni di cambio oscillano solitamente tra l’1% e il 5%. In sintesi, considerando un pagamento di 10.000€, ci si ritrova con una spesa aggiuntiva compresa tra 100€ e 500€.

Se si tratta di una transazione isolata, è facile lasciar correre. Tuttavia, se la si moltiplica per un intero anno di pagamenti in valute diverse dall’euro, la spesa inizia ad assumere proporzioni ben diverse.

 

Il vero problema non è solo il costo

È la mancanza di controllo. La maggior parte delle piattaforme bancarie non mostra il tasso prima della conferma. Non è neanche possibile scegliere quando effettuare la conversione. E se si dispone un pagamento fuori dall’orario lavorativo, questo resta in sospeso fino al giorno lavorativo successivo.

Per i team finanziari che gestiscono pagamenti ricorrenti ma non frequenti in valute diverse dall’euro, ciò crea una sorta di “zona cieca”. Si ha piena visibilità sulla spesa in euro, ma nel momento in cui un pagamento avviene in un’altra valuta, la trasparenza scompare.

 

Il problema dell’integrità del budget

Un problema ancora più grande, tra l’altro, è l’effetto che si crea sulla contabilità.

Quando i costi di cambio sono invisibili e imprevedibili, il budget è strutturalmente errato fin dall’inizio. Si pianifica in euro, ci si impegna in euro, ma si effettua il pagamento in un’altra valuta.

Il divario tra quanto preventivato e quanto effettivamente speso diventa una costante del modello: non si tratta di una variazione isolata che si può analizzare e correggere, ma di un “ostacolo” che si impara ad accettare.

L’impatto è maggiore di quanto appaia guardando una singola transazione. I team finanziari che elaborano le previsioni trimestrali sono costretti a ignorare completamente i costi non denominati in euro oppure a stimarli in modo approssimativo, sapendo che il dato effettivo subirà delle variazioni.

Il risultato è un bilancio accurato per quanto riguarda l’euro, ma approssimativo in tutti gli altri casi. Con il passare del tempo, tale approssimazione diventa la norma, e il costo effettivo dei pagamenti in valuta diversa dall’euro finisce per non essere più monitorato da nessuno.

 

Il problema delle previsioni inizia prima ancora che avvenga il pagamento

Il problema si aggrava quando i tempi di pagamento dipendono da fattori esterni. Il tasso di cambio indicato mercoledì potrebbe non essere quello applicato dalla banca se questa processa il pagamento in un’altra giornata, ad esempio venerdì.

Se si tratta di un pagamento consistente (una fattura di importo elevato da parte di un fornitore, un anticipo trimestrale o una commissione una tantum per un servizio), la differenza tra il costo previsto e quello effettivo può essere talmente rilevante da incidere sul flusso di cassa.

Tuttavia, non esistono meccanismi per individuare tale differenza, né avvisi, né modi semplici per riconciliare i dati a posteriori senza dover confrontare manualmente estratti conto e tariffe in base alla data.

 

Cosa sarebbe davvero d’aiuto

Il paradosso di tale contesto è che non si tratta di operazioni finanziarie internazionali complesse.

Parliamo di normali pagamenti aziendali effettuati regolarmente da team che non possiedono particolari competenze in materia di cambi, e non hanno motivo di acquisirle.

Il problema non sta nella complessità, ma nel fatto che gli strumenti utilizzati dalla maggior parte delle aziende non sono progettati per garantire visibilità o controllo su questa specifica tipologia di spesa.

La soluzione è semplice. Le aziende devono poter vedere il tasso in anticipo, convertire quando lo desiderano e sapere esattamente quale importo sarà accreditato sul conto del destinatario.

Questo è tutto ciò che serve per trasformare un costo imprevedibile in uno gestibile, anche per i cinque o dieci pagamenti non in euro che si effettuano ogni mese.

 

Ecco come Wallester Business gestisce la situazione

Wallester Business è una piattaforma per la gestione delle spese e l’emissione di carte di pagamento. Il servizio consente di effettuare cambi 24/7 gestendo fino a 10 valute internazionali: EUR, USD, GBP, SEK, NOK, DKK, CZK, RON, PLN e HUF.

Il tasso di cambio viene visualizzato in anticipo e rimane fisso per cinque minuti, così che l’utente possa verificarlo prima di confermare l’operazione. Il tutto avviene senza nessuna commissione aggiuntiva sulla conversione.

Dato che la piattaforma è attiva 24 ore su 24, non occorre attendere gli orari di apertura delle banche né preoccuparsi delle variazioni dei tassi durante il fine settimana. Il cambio avviene quando è più conveniente per l’utente, non quando la banca decide di elaborarlo.

Oltre ai cambi valuta, la piattaforma Wallester Business include tutta una serie di funzioni che la rendono ideale per la gestione delle spese aziendali, tra cui:

• emissione di 300 carte Visa virtuali gratuite con utenti illimitati e senza scadenza;
• monitoraggio in tempo reale di spese, carte e valute da un’unica dashboard;
• supporto per Mobile Wallet come Apple Pay, Google Pay e Garmin Pay;
• gestione stipendi e carte per i team, con possibilità di elaborare fino a 1.500 transazioni in un’unica operazione;
• integrazioni native con Xero e QuickBooks, oltre all’accesso all’API REST.

Wallester è un Principal Member Visa autorizzato, per cui l’emissione delle carte viene gestita in modo diretto senza banche intermediarie e senza ritardi aggiuntivi.

 

Una piccola modifica con un impatto enorme

I pagamenti in valute diverse dall’euro non costituiranno mai la maggior parte delle spese. Tuttavia, il denaro perso a causa di tassi poco chiari, spread nascosti e tempistiche sfavorevoli si accumula silenziosamente nel tempo.

Fortunatamente, a differenza della maggior parte dei costi operativi, questa spesa è del tutto evitabile senza dover rivedere l’intera organizzazione finanziaria.

È sufficiente munirsi di uno strumento che garantisca trasparenza e controllo sui pagamenti al di fuori dell’euro.

Molto probabilmente il resto della struttura aziendale è già ben impostato: occorre semplicemente colmare l’ultima lacuna rimasta.